Zwroty grzecznościowe w mailu po angielsku. Przykłady i wskazówki

Zwroty grzecznościowe w mailu po angielsku są tak samo istotne, jak w języku polskim. Dlatego, jeśli chcesz nawiązać współpracę z zagraniczną firmą, powinieneś wiedzieć, jak poprawnie napisać e-mail po angielsku. Zakończenie, forma wypowiedzi i odpowiednio użyty zwrot grzecznościowy to podstawy pisania wiadomości po angielsku. Wiele osób nie ma problemów z formułowaniem treści w tym języku, jednak nie każdy pamięta o odpowiednim używaniu zwrotów grzecznościowych. Jak napisać e-mail po angielsku?

Praca w międzynarodowym środowisku wymaga od nas znajomości języków. Absolutną podstawę stanowi język angielski. Jednak sama znajomość podstaw języka nie zawsze wystarcza. Jeśli praca polega na regularnym prowadzeniu komunikacji z osobami z zagranicznych działów, to trzeba znać również kulturę kraju, z którego pochodzą i zwyczaje, aby przypadkiem kogoś nie urazić. Bardzo istotną kwestię stanowi także styl komunikacji. W języku angielskim obowiązują bowiem inne zwroty grzecznościowe niż w języku polskim. Jakich zwrotów możesz użyć w e-mailu po angielsku?

E-mail po angielsku – zwrot grzecznościowy i temat to podstawa

Zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku to jedna z pierwszych rzeczy, jakie widzi odbiorca wiadomości. Wraz z dobrze dobranym tytułem świadczy o profesjonalnym podejściu do komunikacji i przykładaniu wagi do korespondencji biznesowej. Szczególnie w kontaktach z klientami i przełożonymi zwrot grzecznościowy powinien być dobrany zgodnie z zasadami tworzenia wiadomości formalnych, które różnią się od rozmowy ze znajomymi z pracy.

Tematem wiadomości powinien być jak najbardziej treściwy opis problemu. To wszystko po to, aby oszczędzić czytającemu czas i zwiększyć szanse na odczytanie w pierwszej kolejności. Konkretny temat bardzo ułatwia nawigację w elektronicznej poczcie. Wysłanie e-maila bez tematu jest nie tylko nieprofesjonalne, ale może zostać odebrane przez odbiorcę jako jedna z negatywnych cech charakteru – brak spostrzegawczości, czy zdolności do organizacji własnej pracy. To z kolei może stanowić przeszkodę w zdobyciu posady, jeśli komunikacja dotyczy rekrutacji. Jeśli w wiadomości chcemy o coś zapytać, przykładowy temat to: Question – Pytanie.

Sprawdź też: Zwroty po angielsku w CV – ulepsz swoje curriculum vitae

Zwrot grzecznościowy po angielsku – przykłady

Pisząc wiadomość e-mail po angielsku, zaczynamy tak samo, jak w przypadku tworzenia treści po polsku. Na samym początku maila wypada użyć zwrotu grzecznościowego, który odnosi się bezpośrednio do odbiorcy:

• Dear Sir / Madam – Szanowny Panie / Szanowna Pani
• Dear Mr. – jeśli zwracamy się do mężczyzny
• To whom it may concern – jeśli wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców i nie wiadomo dokładnie kogo może dotyczyć
• Dear Miss – kierując maila do niezamężnej kobiety
• Dear Mrs. – jeżeli wiadomość jest przeznaczona dla mężatki

Jak zacząć mail po angielsku?

Jak sam zatem widzisz, zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku, który powinieneś zastosować, jest uzależniony od tego, do kogo się zwracasz. W języku polskim mamy kilka uniwersalnych zwrotów, które możemy zastosować, gdy nie jesteśmy pewni swojej relacji z drugą osobą, ani tego, do kogo się zwracamy. Możemy rozpocząć od Dzień dobry, Szanowny Panie/Szanowna Pani. Pozwala to zachować neutralność. Jeśli prowadzisz komunikację po angielsku z kimś, kogo znasz, lub z członkiem twojej organizacji, w której kultura zakłada nieformalny styl komunikacji, wówczas możesz zacząć e-mail od Hey/Hi/Hello, czy też Dear (Imię).
Jeśli w języku angielskim kierujesz wiadomość do wielu odbiorców i nie wiesz dokładnie, kogo może dotyczyć, wówczas możesz zacząć od To whom it may concern. Choć zwrot ten nie ma swojego odpowiednika w języku polskim, możemy w przybliżeniu uznać, że jego znaczenie zbliżone jest do Do wszystkich zainteresowanych. Zwrot ten ma formalny charakter. Jeśli nie znasz swojego adresata, lecz znasz jego stanowisko i kontaktujesz się z nim właśnie w związku z pełnionym stanowiskiem, możesz go użyć. Wówczas przykład zwrotu grzecznościowego to Dear Sales Manager.

Przydatne zwroty grzecznościowe do mejla po angielsku

Zgodnie z zasadami pisania wiadomości służbowych – już na samym wstępie powinno się określić cel wiadomości. W niektórych zawodach obsługuje się setki maili w ciągu dnia, dlatego warto oszczędzić czas czytającego i ułatwić komunikację. Jakich zwrotów, które prowadzą do przedstawienia celu, można użyć?

• I am writing to enquire about – piszę, aby zapytać o
• I am writing to you with regard to – piszę do Pana / Pani w sprawie
• Following our phone conversation – nawiązując do naszej rozmowy telefonicznej
• I am writing to you on behalf of – piszę do Pana / Pani w imieniu
• I am writing in connection with – piszę do Pana / Pani w związku z
• With reference to your email – nawiązując do Pani / Pana wiadomości
• I am writing in reference to – piszę w nawiązaniu do

Sprawdź także: Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku – podstawowe zwroty

Oczywiście początkowa treść e-maila także w dużej mierze zależy od celu, w jakim zwracamy się do adresata. Jakiego zwrotu użyć w poszczególnych okolicznościach? 

• Jeśli odpowiadamy na czyjąś wiadomość: Thank you for your email (Dziękuję za wiadomośc e-mail)
• Gdy odpowiadamy na czyjąś odpowiedź: Thank you for getting back to me (Dziękuję za odpowiedź)
• Gdy chcemy nawiązać do poprzedniej wiadomości adresata: With regard to your email (W odniesieniu do wiadomości e-mail)
• Gdy kontaktujemy się z polecenia: Your name was given to me by (Twoje imię zostało mi przekazane przez)
• Gdy piszesz z prośbą: Would you be so kind as to… (Czy byliby Państwo tak uprzejmi…)
• Gdy prosimy o wysłanie załącznika: Would it be possible for you to send me…? (Czy mogliby Państwo wysłać nam…)
• W razie zainteresowania ofertowego: We are interested in (Jesteśmy zainteresowani)
• Gdy chcemy przeprosić: Please accept our apologies for… (Proszę przyjąć nasze przeprosiny za…)
• Gdy chcemy wyrazić niezadowolenie: I am writing to express my dissatisfaction with… (Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…)
• E-mail z zaproszeniem: I would like to invite you to… (Chciałbym Państwa zaprosić na…)

Informowanie o załącznikach w mailu

Zwrot grzecznościowy i poprawna forma są ważne, jednak to nie wszystko. Aby wciąż dbać o łatwy odbiór wiadomości, powinno się informować o wszystkich załącznikach obecnych w mailu. Oczywiście skrzynki pocztowe pokazują załącznik obok tematu, jednak czasami można to przeoczyć. Starajmy się usprawnić proces, zwłaszcza że przecież nam też zależy na szybkiej odpowiedzi. Jak poinformować o załączniku?

• Please find enclosed – w załączniku znajdzie Pan / Pani
• I am sending you the documents as an attachment – przekazuję Panu / Pani dokumenty w formie załącznika

Jak zakończyć mejla po angielsku? Zwroty grzecznościowe

Odpowiednie zakończenie wiadomości jest równie ważne, jak jej rozpoczęcie. Dzięki oddaniu szacunku i podpisaniu się imieniem i nazwiskiem pokazujemy profesjonalizm, a także dbamy o spójność maila. Jak zakończyć email po angielsku?

• Regards – pozdrawiam
• Best regards – pozdrawiam serdecznie
• Warm wishes – najlepsze życzenia
• Sincerely – z poważaniem
• Respectfully – z wyrazami szacunku

Warto pamiętać, aby pożegnanie odpowiadało poziomowi formalności korespondencji.

Przeczytaj: Zwroty grzecznościowe w e-mailu – jak ich poprawnie używać?

Jeśli ze swoim adresatem posługujesz się językiem nieco mniej formalnym, to możesz użyć takich sformułowań jak: 

• See you soon (Do zobaczenia) 
• Write back as quickly as you can (Odpisz tak szybko, jak tylko będziesz mógł) 

Jeśli e-mail jest formalny, to możesz użyć odpowiednika polskiego Z poważaniem, po angielsku Yours Sincerely, czy też I look forward to hearing from you (Czekam na państwa odpowiedź)

Oficjalny e-mail po angielsku: wskazówki

Same zwroty grzecznościowe w mailu po angielsku to nie wszystko. Tworząc wiadomości, powinieneś także pamiętać o kilku wskazówkach. 

• Jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, postaraj się o zachowanie formalnego charakteru wiadomości. Przy kolejnych mailach być może nawiążecie nieco bliższą i mniej formalną komunikację. 
• Zawsze pamiętaj o temacie. E-maile bez tytułu mogą zostać zignorowane. Pamiętaj, by temat nie był zbyt długi, nie używaj także wykrzykników, które mogą wskazywać na agresywny charakter wiadomości. Temat ma podsumowywać ogólny cel maila, np. invitation (zaproszenie). 
• Pamiętaj, by twój e-mail nie był zbyt długi. Jeśli twoja sprawa wymaga dokładnej analizy, lepiej zadzwonić lub umówić się na spotkanie online bądź też bezpośrednio. 
• Pamiętaj, by podać powód swojego kontaktu. To tzw. opening sentence. 
• Zanim wyślesz wiadomość e-mail po angielsku, sprawdź, czy dodałeś do niego załącznik. Pamiętaj także, by poinformować w wiadomości, że taki załącznik powinien się znaleźć w mailu. Nawet jeśli zapomnisz go wysłać, twój adresat to zauważy i upomni się o załącznik. O tej wskazówce należy pamiętać niezależnie od języka, w jakim tworzymy wiadomość. 
• Nie używaj wyłącznie dużych liter w wiadomości. Podobnie jak wykrzykniki mogą zostać odebrane jako oznaka agresji. 
• W formalnych mailach nie używaj emotikon. 
• Staraj się nie używać skrótów. Nie każdy musi je znać, a brak tej znajomości może wywołać brak porozumienia i konieczność zbędnego precyzowania.
• Pamiętaj, by podpisać się w swojej wiadomości. Najlepiej przygotować profesjonalną stopkę.