Ewidencja czasu pracy to dokument, który powinien być prowadzony przez każdego pracodawcę, niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników. Dzięki niemu pracodawca może ustalić wynagrodzenie naliczane w formie miesięcznej lub godzinowej, a także uwzględnić inne świadczenia związane z pracą, na przykład godziny nadliczbowe. Sprawdź, jak prowadzić ewidencję czasu pracy oraz czym różni się to od listy obecności.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, który zatrudnia ludzi na umowie o pracę. To od ewidencji czasu pracy zależy prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń, które należą mu się ze względu na zatrudnienie. Już zaistnienie samego stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Niezależnie od formy stosunku, czyli umowy o pracę, mianowania, powołanie, czy wybór – ewidencja musi być prowadzona. Każdy zatrudniony jest objęty indywidualną, imienną ewidencją czasu pracy.
Spis treści
Ewidencja czasu pracy. Co to jest?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Według art. 149 Kodeksu pracy:
§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Ewidencja czasu pracy jest jednym z dokumentów znajdujących się w katalogu ewidencjonowania czasu systemu pracy zamieszczonym w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązującego od 1 stycznia 2019 roku § 6 ust. 1. Zmiany w 2019 roku wprowadziły konieczności podania także liczby godzin i zakończenia dyżuru, czy godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w konkretnym, z góry ustalonym miejscu. Dzięki takim informacjom istnieje możliwość określenia czy pracownik zgodnie z prawem ma 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Ewidencja czasu pracy to nie lista obecności prowadzona przez pracodawcę. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy w przypadku braku ewidencji lub fałszowania dokumentu może zostać nałożona kara finansowa w wysokości 30 000 zł.
Ewidencja czasu pracy nie zawiera podpisu pracownika, tak jak jest to w przypadku listy obecności. To dokument, który służy do obliczenia należnego wynagrodzenia w liczbie przepracowanych godzin w zakładzie w pracy. W dodatku zgodnie z art. 149 § Kodeksu pracy:
“Ewidencja czasu pracy musi być udostępniona pracownikowi na jego żądanie”.
Kolejną rzeczą, która wyróżnia te dwa dokumenty to to, że ewidencja może być prowadzona w formie miesięcznej lub rocznej, ale z obowiązkiem bieżącego jej aktualizowania, szczególnie przed wypłatą wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy. Jak ją prowadzić?
Ewidencję czasu pracy należy prowadzić zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Pracodawca powinien każdemu pracownikowi założyć kartę ewidencji pracy, którą będzie mógł prowadzić zarówno elektronicznie, jak i papierowo. Karty ewidencji czasu pracy powinny zawierać informacje dotyczące pracy w określonych dobach.
Karta ewidencji czasu pracy nie musi być prowadzona w ramach ustalonego prawnie wzoru, ponieważ takiego nie sporządzono. Zatem pracodawca może używać dowolnych symboli. Ważne, by karta ewidencji czasu pracy zawierała niezbędne elementy ewidencyjne.
Ewidencja czasu pracy – elementy
Ewidencja powinna zawierać informacje o:
- Pracy w godzinach nadliczbowych
- Pracy w niedzielę i święta
- Pracy w dodatkowych dniach wolnych od pracy
- Pracy w porze nocnej
- Urlopach i dyżurach
Oprócz wyżej przytoczonych elementów ewidencja czasu pracy powinna także zawierać informacje na temat usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak i o nieobecnościach w wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności. Jeśli w miesiącu występują dni wolne od pracy, w ewidencji czasu pracy należy je wskazać wraz z powodem, dla którego są wolne, na przykład odbiór za święto. W czasie pracy pracownika młodocianego ewidencja prowadzona jest, gdy nieletni wykonują prace wzbronione w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Okresy ewidencji czasu pracy
W interesie pracodawcy leży to, aby ustalić okres ewidencji czasu pracy. Czas ten nie jest wyznaczony przepisami prawa. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w taki sposób, aby oprócz stałego wynagrodzenia (związanego z normalnymi godzinami pracy) jeszcze przed terminem jego płatności znane były także kwoty, jakie należą się pracownikowi w związku z przepracowanymi godzinami pracy nadliczbowej. Dlatego też w większości zakładów prowadzi się miesięczną ewidencję wykonywania pracy, która umożliwia wypłacenie pełnego wynagrodzenia zatrudnionemu.
Uproszczona ewidencja czasu pracy
§ 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Zgodnie z art. 149 § 2 Ustawy kodeks pracy możliwe jest uproszczenie czasu pracy poprzez ograniczenie jej w przypadku pracowników którzy:
- Są objęci systemem zadaniowego czasu pracy.
- Zarządzają zakładem w imieniu pracodawcy.
- Za nadgodziny i pracę w godzinach nocnych otrzymują ryczałt.
Oznacza to, że pracownicy z tych grup, nie muszą być objęci ewidencją godzin pracy. Jednak w dalszym ciągu muszą wyznaczać w ewidencji dni wolne, rodzaj i wymiar wolnego od pracy, a także rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności i nieusprawiedliwionych.
Forma ewidencji czasu pracy
Ewidencja może być prowadzona albo na papierze, albo elektronicznie. Dokumenty standardowe, w formie papierowej muszą zostać przez pracodawcę odpowiednio zabezpieczone, tak aby się nie zniszczyły, nie były narażone na uszkodzenia i by osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu. Najlepiej jest wyznaczyć na ich przechowywanie oddzielne pomieszczenie z regulacją temperatury, wilgotności i o ograniczonym dostępie osób nieupoważnionych.
Natomiast prowadzona ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej musi być przede wszystkim zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych do niej. Musi także zapewniać integralność treści dokumentacji i metadanych, być łatwo dostępna dla osób upoważnionych, zapewniać proste i skuteczne wyszukiwanie w oparciu o metadane, a także umożliwiać jej wydruk. Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej określa dokładne wytyczne w odniesieniu do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.
Ewidencja czasu pracy – odpowiedzialność karna
Jak już wyżej wspomniano, ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. A zatem nieprowadzenie ewidencji czasu pracy skutkuje tym, że pracodawca podlega grzywnie. O wysokości kary za brak ewidencji czasu pracy decyduje inspektor pracy. Jeśli wykryje on jedynie drobne nieprawidłowości, w postaci braków technicznych, jego ingerencja może się skończyć wyłącznie na złożeniu wniosku o poprawienie ewidencji, ze wskazaniem na informacje, które należy w niej zawrzeć. Inspektor na pracodawcę, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, może również nałożyć karę grzywny, taki mandat może wynieść od 2000 złotych do nawet 30 000 złotych.
Jak mówi art. 281 Kodeksu pracy pogwałcenie przepisów o czasie pracy, a także brak ewidencji stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy w czasie kontroli może wykryć, że ewidencja została sfałszowana, a to może się skończyć złożeniem wniosku do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Warto zaznaczyć, że wówczas pracodawca dopuszcza się fałszerstwa, co oprócz grzywny może się skończyć karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat, lub poświadczenia nieprawdy (art. 271 § 1 KK), gdzie ostateczna kara jest uzależniona od wagi przestępstwa.
Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy jest własnością pracodawcy, jednak na żądanie pracownika należy mu dokument okazać. Pracownik może żądać jedynie wglądu, skopiowania lub odpisu
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Zgodnie z przepisami prawa pracy, ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Oznacza to, że nawet po rozwiązaniu umowy o pracę, dokumentacja musi pozostać dostępna w celu weryfikacji prawidłowości wypłat oraz innych świadczeń. Przechowywanie ewidencji przez okres 10 lat ma na celu umożliwienie pracownikowi dochodzenia swoich praw w przypadku ewentualnych roszczeń. Warto dodać, że przepisy te są bezwzględne, a brak ewidencji może prowadzić do sankcji finansowych.
Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy
Przepisy przewidują szczególne przypadki, w których pracodawcy nie muszą prowadzić szczegółowej ewidencji czasu pracy. Dotyczy to pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej. Choć w tych przypadkach brak pełnej ewidencji godzin pracy jest dopuszczalny, nadal należy dokumentować dni wolne oraz rodzaj nieobecności, zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. Takie uproszczenie ma na celu ułatwienie pracy w specyficznych systemach czasu pracy.
