Rozliczenie czasu pracy kierowców – jak prowadzić ewidencję?

Rozliczenie czasu pracy kierowców to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy i ustawa o czasie pracy kierowców wymuszają na zatrudniającym prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców i pilnowanie gwarantowanego odpoczynku. Co grozi za niedopełnienie obowiązków? Jak rozliczać czas pracy kierowców?

Nie tylko zawodowi kierowcy muszą przestrzegać ustawowego czasu pracy i przysługujących przerw. Dbanie o bezpieczeństwo wszystkich użytkowników drogi należy także do obowiązków pracodawcy. Rozliczenie czasu pracy kierowców jest jedną z najważniejszych czynności, o których nie może zapomnieć żaden przedsiębiorca. Kierowca wykonujący swoje obowiązki powinien być w pełni sił psychofizycznych, a nadmierne zmęczenie mogłoby spowodować tragiczny w skutkach błąd na drodze. Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców to wynikające z przepisów prawa zabezpieczenie dóbr pracowniczych i wsparcie w ustalaniu prawa do wynagrodzeń. Na jakiej podstawie sporządza się ewidencję czasu pracy kierowcy? Jak długo należy trzymać dokumentację? Jakie kary przewidziano za jej brak? Sprawdź!

Czas pracy kierowcy – jak liczyć?

Czas pracy kierowcy liczy się od momentu rozpoczęcia czynności należących do obowiązków pracownika wynikających z konieczności przewozu drogowego. Liczą się obowiązki nie tylko w czasie prowadzenia pojazdu, lecz czynności w celu wykonania zadania służbowego, załadowania i rozładowania pojazdu, a także nadzoru nad tymi czynnościami, gdy wykonuje je ktoś inny. Czasem pracy jest także pozostawanie kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, regulaminowa przerwa, czynności spedycyjne, czy zadania na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa osób. Za czas pracy nie uznaje się dyżuru, w czasie którego kierowca nie wykonywał żadnej pracy i nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu.

Rozliczenie czasu pracy kierowców – podstawy prawne i definicja

Rozporządzenie ministra rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku narzuca na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Taka ewidencja pozwala ustalić wynagrodzenie, jakie należy się pracownikowi za wykonaną pracę. 

§ 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”.

Prawne uregulowanie czasu pracy kierowców jest szczególnie ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa. Tej kwestii poświęcono ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późniejszymi zmianami). W gąszczu przepisów możemy odnaleźć szczegółowe informacje o tym, jak rozliczać czas pracy kierowcy i konieczności prowadzenia specjalnej ewidencji. Musi o nią zadbać każdy, kto zatrudnia kierowcę, zleca mu przewóz dóbr lub sam jest kierowcą wykonującym usługi na zasadzie samozatrudnienia. Artykuł 25. tej samej ustawy określa, jak liczyć czas pracy kierowcy. Pracodawca może prowadzić ewidencję, wybierając jedną z najbardziej odpowiednich form:

• opierając się na wydrukach danych z karty kierowcy lub tachografu cyfrowego;
• wykorzystując zapisy sporządzone na tzw. wykresówkach;
• zbierając dane na podstawie plików pobranych z karty kierowcy lub tachografu cyfrowego;
• wykorzystując inne dokumenty, które pozwalają określić czas pracy kierowcy i rodzaj wykonywanych czynności;
• tworząc rejestry danych na podstawie któregoś z wymienionych wyżej dokumentów.

Praca kierowcy w godzinach nadliczbowych

Czas pracy kierowcy to maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Takie zasady obowiązują, gdy okres rozliczeniowy wynosi 4 miesiące. Każda praca, która przekroczy ten czas, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca musi sporządzić rozkład czasu pracy dla kierowcy wykonującego przewóz ludzi, tak by wiedział, kiedy należy wstawić się w pracy. Nie jest to konieczne, gdy kierowca zajmuje się przewozem rzeczy. Kierowcy przewożący ludzi swój grafik powinni znać minimum na dwa tygodnie przed rozpoczęciem pracy. System czasu pracy należy ująć w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. W przypadku mniejszych firm – w obwieszczeniu. Jednak także godziny nadliczbowe są objęte ograniczeniami. Czas pracy w tygodniu nie może przekroczyć 48 godzin. Natomiast praca wykonywana nocą nie może przekroczyć 10 godzin w ciągu doby.

Rozliczenie czasu pracy kierowcy a przerwy

Kierowca ma prawo do trzech rodzajów przerw.

• Przerwa w ciągu dnia pracy – w przypadku czasu pracy nieprzekraczającego 9 godzin kierowca ma prawo do 30 minut przerwy po 6 godzinach pracy. Powyżej 9 godzin przysługuje mu przynajmniej 45-minutowa przerwa. Przerwy można dzielić;
• Przerwa dobowa – kierowca ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego;
• Przerwa tygodniowa – w tygodniu kierowca ma prawo do minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców – jakie informacje powinno zawierać?

Karta ewidencji powinna zawierać takie informacje jak: liczba przepracowanych godzin, zarówno czas rozpoczęcia, jak i zakończenia pracy, liczba godzin pracy w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dni wolne wraz z tytułem nadania, np. urlop wypoczynkowy, godziny dyżuru, liczby usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności, czas pracy pracownika młodocianego.

Aby dokonać rozliczenia czasu pracy kierowcy, trzeba zadbać o umieszczenie w ewidencji szczegółowych danych, których wymaga rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Według przepisów poprawne ewidencjonowanie czasu pracy kierowców nie może się obyć bez:

• szczegółowych danych o czasie pracy kierowców (z wyszczególnieniem wszystkich dni i poszczególnych pracowników);
• dokładnej ewidencji godzin pracy kierowców w czasie niedziel i świąt, dni wolnych od pracy, pory nocnej, a także nadgodzin;
• w karcie ewidencyjnej każdego kierowcy należy zawierać informację o dyżurach, urlopach i innych nieobecnościach.

Rozliczenie czasu pracy kierowców – jak długo je przechowywać?

Ewidencja czasu pracy kierowcy należy prowadzić skrupulatnie i z dbałością o zgodność ze stanem faktycznym. Jednostką czasu wykazywaną podczas rozliczania czasu kierowców powinny być godziny oraz minuty, a pracodawca musi zabezpieczyć dane przed zniszczeniem lub trafieniem w niepowołane ręce. Warto wiedzieć, że kierowca zawsze powinien mieć przy sobie wykresówki z danymi sporządzonymi na podstawie ostatnich 28 dni. Taki dokument przydaje się w celu okazania podczas kontroli organów upoważnionych do weryfikacji czasu pracy kierowców.

Pracodawca powinien przechowywać wszelką dokumentację przez okres co najmniej 12 miesięcy od jej utworzenia. W tym przypadku wyjątkiem jest ewidencja czasu pracy udokumentowana tylko na podstawie wydruków z tachografu i wykresu czasu pracy kierowcy. Taki system ewidencjonowania wiąże się z koniecznością przechowywania dokumentów przez 3 lata.  

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy kierowcy?

Nieprawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców (lub co gorsza – jego brak) wiąże się całym zestawem nieprzyjemności, serwowanym przez sądy i Państwową Inspekcję Pracy. Kontrola PIP może się skończyć grzywną w wysokości od 1 do 30 tysięcy złotych, a także wymuszeniem sporządzenia dokumentacji za trzy poprzednie lata. Gdyby tego było mało, błędy w czasie pracy wynikające ze złej ewidencji mogą stać się przedmiotem sporu z pracownikami. W tym przypadku w grę wchodzi rozprawa sądowa i konieczność wypłaty odszkodowań.

Przekroczenie czasu pracy kierowców

Za przekroczenie czasu pracy kierowców przysługują kary. W załączniku nr 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym artykuł 92 wskazuje na karę w wysokości 2000 zł grzywny w przypadku naruszenia obowiązków lub warunków związanych z wykonywaniem przewozu drogowego. Także kierowcę obowiązują kary w związku z przekroczeniem czasu pracy. W zależności od czasu przekroczenia są to kary od 50 do 300 zł. Nałożeniem mandatu zajmuje się organ kontroli drogowej.