Samochód służbowy do celów prywatnych to duże ułatwienie dla pracowników i szansa na zapewnienie dodatkowego benefitu. Użyczanie samochodu firmowego do celów prywatnych jest szczególnie popularne w firmach zatrudniających handlowców. Jakie zasady obowiązują podczas używania samochodu służbowego do celów prywatnych? Czy trzeba podpisać umowę?
Używanie samochodu do celów prywatnych to popularna praktyka, która ułatwia życie pracownikom pokonującym wiele kilometrów w celach służbowych. Takie osoby bardzo często mogą liczyć na otrzymanie auta służbowego, którego według przepisów można też używać do celów prywatnych. Oczywiście nie wszystkie firmy godzą się na użytek własny służbowego auta, jednak grono szczęściarzy może oszczędzić swój własny samochód i zmniejszyć wydatki eksploatacyjne. Oprócz zgody szefa będzie potrzebna odpowiednio sporządzona umowa i garść informacji o zasadach rozliczania się z benzyny oraz dodatkowego dochodu. Czy aby używać samochodów służbowych do celów prywatnych potrzebna Ci kilometrówka? Co z rozliczaniem benzyny oraz dodatkowym wynagrodzeniem z tytułu oszczędzania własnego samochodu? Sprawdź!
Spis treści
Korzyści z użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych
Jedną z największych zalet korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych jest możliwość ograniczenia kosztów związanych z posiadaniem własnego auta. Pracownik, który otrzymuje samochód służbowy do dyspozycji prywatnej, może zaoszczędzić na wielu wydatkach, takich jak zakup paliwa, ubezpieczenie pojazdu, wymiana opon, przeglądy techniczne oraz bieżące naprawy. Wszystkie te koszty zwykle są pokrywane przez pracodawcę, co sprawia, że taki benefit jest szczególnie atrakcyjny.
Jednakże, aby korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych było w pełni zgodne z przepisami, należy ustalić jasno określone zasady i warunki w umowie między pracodawcą a pracownikiem. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych powinno być szczegółowo uregulowane w umowie, aby obie strony miały jasność co do odpowiedzialności i zasad użytkowania.
Ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych
Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych wiąże się z kwestiami podatkowymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownik korzystający z pojazdu firmowego w celach prywatnych uzyskuje nieodpłatne świadczenie, które podlega opodatkowaniu. Aby uniknąć problemów związanych z dokładnym ustalaniem wartości takiego świadczenia, ustawa przewiduje ryczałt, który obliczany jest w zależności od mocy silnika.
Od stycznia 2022 roku ryczałt uzależniony jest od mocy silnika, a nie jak wcześniej – od jego pojemności. Pracownik, który korzysta z samochodu o mocy do 60 kW, płaci ryczałt w wysokości 250 zł miesięcznie. Natomiast dla samochodów o wyższej mocy (powyżej 60 kW) ryczałt wynosi 400 zł miesięcznie. W przypadku użytkowania samochodu służbowego jedynie przez część miesiąca, wartość świadczenia jest proporcjonalna do liczby dni, w których pracownik korzystał z pojazdu.
Przykład: Jeśli pracownik korzystał z samochodu o mocy powyżej 60 kW przez 15 dni w miesiącu, ryczałt wynosi 200 zł (400 zł / 30 dni * 15 dni). Wartość tego świadczenia jest doliczana do wynagrodzenia i odprowadzany jest od niej podatek dochodowy oraz składki ZUS.
Podatki i składki ZUS a korzystanie z samochodu służbowego
Zgodnie z przepisami, wartość nieodpłatnego świadczenia wynikającego z użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu. Pracodawca jest zobowiązany doliczyć tę wartość do wynagrodzenia brutto pracownika oraz odprowadzić odpowiednie składki do ZUS. Dlatego też pracownik musi być świadomy, że korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych wpływa na wysokość jego miesięcznego wynagrodzenia netto.
Warto zaznaczyć, że opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia jest jednolite, niezależnie od tego, ile kilometrów przejechał pracownik prywatnie. Nawet jeśli auto zostało użyte do krótkiej wycieczki, ryczałt miesięczny jest stały.
Umowa o użytkowanie samochodu służbowego
Aby uniknąć nieporozumień i problemów, każda firma powinna zawrzeć z pracownikiem umowę dotyczącą korzystania z samochodu służbowego. W umowie tej należy zawrzeć postanowienia dotyczące sposobu użytkowania pojazdu, jego zakresu (czy można go używać jedynie w dni robocze, czy również w weekendy), a także odpowiedzialności za koszty dodatkowe, takie jak mandaty, parkowanie czy opłaty za autostrady.
Umowa powinna również określać, kto ponosi koszty paliwa. W większości przypadków to pracodawca pokrywa wydatki związane z eksploatacją samochodu, w tym koszty paliwa. Jednak istnieją sytuacje, w których pracodawca może zastrzec, że pracownik musi pokryć koszty paliwa zużytego podczas prywatnych podróży. W takim przypadku wartość tego świadczenia zostanie pomniejszona o koszty paliwa, co wpłynie na obniżenie ryczałtu.
Ubezpieczenie samochodu służbowego wykorzystywanego prywatnie
Wszystkie samochody firmowe muszą być ubezpieczone. Pracodawca jest zobowiązany do zakupu polisy OC dla pojazdu, a także ewentualnie AC, jeżeli auto to jest użytkowane na szerszą skalę. Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych nie zmienia odpowiedzialności pracodawcy za te kwestie – to on pokrywa koszty związane z polisami ubezpieczeniowymi.
W przypadku wypadku podczas prywatnego użytkowania pojazdu, warto jednak ustalić z góry, kto ponosi odpowiedzialność za pokrycie kosztów naprawy, jeżeli nie jest objęta ona polisą AC. Wielu pracodawców decyduje się na współodpowiedzialność pracownika w takich sytuacjach, co również warto zawrzeć w umowie dotyczącej korzystania z samochodu.
Odpowiedzialność pracownika za użytkowanie samochodu służbowego
Pomimo, że pracodawca pokrywa większość kosztów związanych z użytkowaniem samochodu, pracownik ma obowiązek dbać o powierzone mu mienie. To on odpowiada za przestrzeganie zasad ruchu drogowego, ponosząc odpowiedzialność za ewentualne mandaty czy kary. Warto podkreślić, że niektórzy pracodawcy wymagają, aby pracownik sam pokrywał koszty parkingów czy opłat autostradowych, jeśli są one związane z prywatnym użytkowaniem auta.
Wnioski dla pracodawców i pracowników
Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych to z pewnością wygodny benefit dla pracowników, jednak wiąże się z odpowiedzialnością i dodatkowymi kosztami, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Aby uniknąć nieporozumień, kluczowe jest precyzyjne określenie zasad użytkowania samochodu w umowie oraz bieżące monitorowanie tego, jak pojazd jest wykorzystywany.
Dobrze zorganizowany system korzystania z samochodów służbowych może znacząco wpłynąć na zadowolenie pracowników oraz efektywność działania firmy.
Podpisałem z pracodawcą umowę że w związku z korzystaniem samochodu słuzbowego do celów prywatnych co miesiąc strąca mi z pensji 500 PLN. Czy te wydatki czyli 500*12 mogę rozliczyć w pit od osób fizycznych?
Mój pracodawca wystawia mi fakture na ryczałt 492 zł msc, oraz osobno nalicza mi koszt za przejechane km prywatne. I również wystawia fakturę za te km plus vat
zazwyczaj robie ok od 30 do 150 km msc extra, bo staram sie tego auta wogóle nieużywać a mieszkam niedaleko od firmy. I wyskakują mi tylko takie przejazdy jak gdzies pilnie muszę z pracy pojechać i nie mam czasu na zmianę auta na prywatne.
czy powinni mi te koszty dodatkowe odliczyć od ryczałtu ?
W artykule jest błąd odnośnie naliczania kosztów paliwa. W obecnych wyrokach sądów stwierdzono, że pracodawca udostępnia nieodpłatnie auto służbowe, wraz z paliwem.