Rekrutacja to dla wielu pracodawców prawdziwe wyzwanie. dodatkowe koszty, spowolnienie pracy, irytacja kadry kierowniczej i pracowników, a także niepewność dotycząca nowej osoby. Jak skutecznie prowadzić rekrutację?
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że proces rekrutacji pracowników jest łatwy i przyjemny. W końcu wystarczy przecież przeczytać CV i wybrać kandydata, który najbardziej odpowiada wymaganiom. Teoretycznie nie ma w tym większej filozofii. Niestety jak to zwykle bywa, tak prosto jest tylko w teorii. W praktyce wszystko się komplikuje – proces rekrutacyjny się przedłuża, zgłaszają się nieodpowiednie osoby, a jeśli już uda się kogoś zatrudnić, to po kilku dniach ta osoba rezygnuje lub pracodawca nie chce kontynuować współpracy. Jak więc podejść do procesów rekrutacyjnych, aby uniknąć takich komplikacji? Jak powinna przebiegać skuteczna rekrutacja i selekcja pracowników?
Spis treści
Co to jest rekrutacja?
Zacznijmy od tego, że aby przeprowadzić rekrutację pracowników, trzeba dokładnie wiedzieć, czym jest ten proces. Rekrutacją nazywamy wszystko to, co dzieje się przed podpisaniem umowy z nowym pracownikiem. Nie jest to więc samo zatrudnienie, a raczej poszukiwania i selekcja kandydatów do pracy.
Rekrutację może prowadzić sam pracodawca, jednak zazwyczaj zleca to zadanie kierownikom działów, w których występują braki kadrowe, działowi HR, czyli rekruterom lub firmom zewnętrznym, które zajmują się zazwyczaj szukaniem specjalistów bądź pracowników tymczasowych. W większych firmach przyjmuje się raczej model poszukiwania pracowników poza pracodawcą, który poznaje wybór dopiero na końcowym etapie. Może wtedy zaakceptować kandydata lub wznowić rekrutację.
Rodzaje rekrutacji pracowników
Warto zaznaczyć, że istnieją trzy rodzaje rekrutacji pracowników:
Ogłoszenie rekrutacyjne odbywa się tylko wśród pracowników danej firmy. Oznacza to, że na dane stanowisko poszukiwany jest ktoś z „wewnątrz”, czyli osoba, która jest już zatrudniona. Na rynku pracy często stosuje się również rekrutację wewnętrzną, jako sposób na awans. Selekcja pracowników odbywa się poprzez konkurs CV i rozmowy rekrutacyjne, jednak pod uwagę brane są również relacje z innymi osobami w dziale oraz historię zatrudnienia u tego pracodawcy.
- Rekrutacja zewnętrzna
Proces selekcji pracowników odbywa się tylko na podstawie aplikacji CV z „zewnątrz” firmy. Oznacza to, że pracodawca szuka zupełnie nowego pracownika, który do tej pory nie był związany zawodowo z firmą. W procesie rekrutacji zewnętrznej chodzi przede wszystkim o:
– znalezienie pracownika z nową energią, który zmotywuje zespół,
– znalezienie pracownika, który posiada brakujące w firmie umiejętności,
– znalezienie pracownika, który zajmie miejsce osoby odchodzącej,
– znalezienie pracownika, który zapełni nowy wakat związany z rozbudową firmy.
- Rekrutacja mieszana
W rekrutacji mieszanej biorą udział zarówno kandydaci z zewnątrz, jak i osoby chętne, które pracują już w danej firmie. Proces rekrutacyjny odbywa się tak samo, jak w przypadku innych rodzajów rekrutacji, a o wyniku decyduje konkurs CV oraz rozmowy kwalifikacyjne.
Nowoczesne metody rekrutacji i selekcji pracowników
Wprowadzenie odpowiedniego modelu rekrutacji i selekcji pracowników może znacząco wpłynąć na sukces rekrutacyjny, czyli skrócenie czasu rekrutacji i zmniejszenie kosztów. Obecnie praktykuje się podejście strategiczne, które polega na dokładnym zaplanowaniu rekrutacji prowadzonych w danym roku kalendarzowym przy jednoczesnym uwzględnieniu ewentualnych wypowiedzeń. Jak zatem przeprowadzić skuteczną rekrutację i zaplanować ją krok po kroku?
Planowanie
Około 50% firm musi zrezygnować z inwestycji i planów rozwojowych z powodu braków kadrowych. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ należy wprowadzić plan rekrutacyjny związany z planowanymi działaniami biznesowymi. Jeśli wiesz, że pod koniec roku czeka was ważny projekt, to już teraz zaplanuj, ile dodatkowych pracowników będzie koniecznych i jakie umiejętności musicie uzupełnić w firmie z tej okazji. Dzięki temu na spokojnie znajdzie się czas na znalezienie odpowiedniego kandydata i wprowadzenie go na pokład firmy. Co więcej, jeśli jedna opcja nie wypali, masz szanse znalezienie kogoś innego bez ryzyka zawalenia zadania.
Analiza potrzeb poszczególnych zespołów i całej firmy
Procesy rekrutacyjne prowadzone z wyprzedzeniem umożliwiają znalezienie nowych pracowników dopasowanych do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Przed rozpoczęciem poszukiwań warto więc zbadać oczekiwania pracodawcy, finansowe możliwości firmy, zapotrzebowanie działu na kompetencje miękkie i twarde oraz zapotrzebowanie całej firmy. Należy też ustalić minimum podstawowych wymagań, które musi spełniać kandydaci, aby wpasować się w zapotrzebowanie firmy.
Przygotowanie persony
Jeśli znasz już zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na konkretne umiejętności, możesz stworzyć teoretyczną sylwetkę idealnego kandydata. W procesach rekrutacyjnych jest to ważny element, który pozwala dopasować potencjalnych kandydatów do pracy oraz takich, którzy nie spełniają podstawowych wymagań. Przygotowanie profilu poszukiwanego pracownika i zdefiniowanie jego umiejętności miękkich i twardych można już weryfikować podczas sprawdzania CV, jednak to dopiero rozmowa kwalifikacyjna da dokładniejszy obraz tego, czy dana osoba jest zbliżona profilowo do persony.
Skuteczne ogłoszenie o pracę
Ogłoszenie o pracę to niezwykle istotny element w procesie rekrutacji, który może znacząco wpłynąć na czas i oszczędność. Jak powinno być zbudowane skuteczne ogłoszenie? Przede wszystkim powinno być konkretne i zawierać jasne informacje takie jak nazwa firmy, krótki opis firmy i opis stanowiska, wymagania oraz to, co oferuje firma w tym konkretne wynagrodzenie. Jeśli nie chcesz podawać dokładnych kwot, bo zależą one od kandydata, warto umieścić widełki. w końcu to właśnie wynagrodzenie jest głównym czynnikiem, który najczęściej wpływa na wybór tej, a nie innej oferty pracy.
Dokładna analiza dokumentów aplikacyjnych
To podstawa weryfikacji odpowiednich kandydatów. To właśnie CV i ewentualnie list motywacyjny jest pierwszym kontaktem osoby poszukującej zatrudnienia ze swoim potencjalnym pracodawcą. Jak sprawdzać CV szybko i efektywnie? Postaw na narzędzia i programy usprawniające procesy rekrutacji. Część z nich jest darmowa, a część płatna – warto w takim wypadku sprawdzić wszystko z budżetem. Świetnie sprawdzają się wszystkie systemy ATS. Warto wybrać taki, który najbardziej będzie odpowiadał potrzebom Twojej firmy.
Rozmowa kwalifikacyjna
Rozmowa kwalifikacyjna to najlepsze znane do tej pory narzędzie, które pomaga wstępnie ocenić potencjał kandydata. Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, aby wydobyć z niej jak najwięcej informacji? Przede wszystkim na profesjonalnej rozmowie rekrutacyjnej możemy spotkać się z kilkoma etapami. Już pierwszy z nich, czyli wstępna rozmowa przez telefon może nam dużo powiedzieć o kandydatach. Następnie spotkanie w biurze lub online to już szereg obserwacji, które rekruter może poczynić i na ich podstawie stwierdzić, czy dana osoba nadaje się do pracy, czy nie.
Warto podczas rozmowy kwalifikacyjnej zadawać kandydatom ciekawe i wnikliwe pytania prosząc od razu o podanie przykładu z poprzedniego doświadczenia zawodowego lub z uczelni bądź szkoły. W procesach rekrutacji w dużych firmach często na rozmowie kwalifikacyjnej padają pytania o mocne i słabe strony, aby ocenić samoświadomość kandydata.
Dbaj o candidate experience
Prowadzenie rekrutacji w taki sposób, aby kandydaci nie czuli się zestresowani i wystraszeni, jest trudne, co nie oznacza, że niemożliwe. Na tym właśnie polega tworzenie candidate experience, czyli doświadczenia kandydata, które z założenia powinno być pozytywne. Jest to część budowania emloyer brandingu, który prowadzony dobrze może raz na zawsze zakończyć Twoje problemy z rekrutacją. Jak to możliwe? Po prostu kandydaci będą sami zgłaszać się do pracy, nawet jeśli firma nie prowadzi rekrutacji. Dobre podejście do personelu, rozbudowane benefity, atrakcyjne wynagrodzenie i podejście oparte na współpracy to rzeczy, których szukają pracownicy. Jeśli jakaś firma jest im to w stanie zapewnić, będą starali się tam dostać.
Candidate experience budujesz między innymi poprzez miłą atmosferę całego procesu, poszanowanie kandydatów, nawet jeśli nie spełniają wymagań lub wykazują braki, a także poprzez poinformowanie ich o negatywnych wynikach rekrutacji oraz o powodach odrzucenia ich kandydatury.
Onboarding
Onboarding sam w sobie nie jest już częścią rekrutacji, jednak ma znaczący wpływ na jej ostateczny sukces. W końcu chodzi o to, aby pracownik pozostał na danym stanowisku, a nie zwolnił się po kilku dniach. Onborading powinien być więc konkretny i przekazywać juz nowym pracownikom komplet niezbędnych informacji, które pomogą wdrożyc im się w życie firmy oraz w zadania na nowym stanowisku pracy. Warto zadbać o materiały takie jak np. przewodnik lub wytyczne, które pracownicy będa mogli mieć zawsze przy sobie i w razie potrzeby sprawdzać, jak to się robi w waszej firmie. Zdecydowanie więcej informacji jest lepsze niż zbyt mało wskazówek. Niewiedza i niepewność wpływają na motywację pracownika, jego pewność siebie i zakłócają rytm pracy całego zespołu.
Skuteczny proces rekrutacyjny – gdzie szukać pracowników?
Wyłonienie kandydatów, którzy dostaną zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną nie jest proste. Szczególnie jeśli wybór jest mały. Dlatego warto zadbać o to, aby chętnych było jak najwięcej, a przynajmniej sporo. Jeśli masz już przygotowane skuteczne ogłoszenie o pracę pora podzielić się nim ze światem. Przyszła pora je opublikować. Gdzie? Wszędzie gdzie się da, a najlepiej:
- w mediach społecznościowych,
- portalach z ogłoszeniami,
- firmowej stronie.
Te trzy miejsca to podstawa, która gwarantuje dotarcie do dużej grupy zainteresowanych osób, dzięki czemu zwiększają się szanse na znalezienie odpowiedniego kandydata. Potencjalny pracownik musi być gdzieś w tej grupie, tylko trzeba ja odpowiednio przefiltrować.
Media społecznościowe to współcześnie bardzo potężne narzędzie marketingowe i PR-owe. Świetnie można je także wykorzystać do employer brandingu, który ukazuje kulturę organizacyjną w miejscu pracy. Dzięki temu zamieszczając ogłoszenie na swoim profilu sprawiasz, że potencjalny kandydat widzi zdjęcia i posty ukazujące innych pracowników, ich zadania, imprezy integracyjne, przerwy w pracy itp. Prowadzenie rekrutacji z osobami, które chcą pracować w naszej firmie z innych powodów niż finansowe to czysta przyjemność.
