Choć aktualnie znajdujemy się w dobie pracy zdalnej, to nadal znaczna część zatrudnionych dojeżdża do pracy. W końcu są zawody, przy których to konieczność. Dojazd o pracy wiąże się jednak często ze znacznymi kosztami. Czy zatem pracodawca zwraca koszty dojazdu do pracy?
Wiele osób zastanawia się, czy pracodawca ma obowiązek zwrócenia kosztów dojazdu do pracy i w jakich sytuacjach może się tego domagać. W Polsce zwrot kosztów dojazdu do pracy nie jest automatycznie przyznawany, a jego obowiązek nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Przepisy te nie regulują szczegółowo tej kwestii, co oznacza, że decyzja leży po stronie pracodawcy. Niemniej jednak, istnieją sytuacje oraz rozwiązania, w których pracodawca może pokrywać koszty podróży pracownika.
Spis treści
Zwrot kosztów dojazdu – zależność od umowy o pracę
Jednym z kluczowych aspektów, które decydują o zwrocie kosztów dojazdu, jest zawarta umowa o pracę oraz wewnętrzne przepisy obowiązujące w firmie. W regulaminie wynagrodzeń, układzie zbiorowym pracy lub indywidualnej umowie o pracę mogą znajdować się zapisy regulujące kwestie zwrotu kosztów dojazdu. Pracodawca ma swobodę w wyborze formy i wysokości zwrotu, ale musi przestrzegać zasad równego traktowania. Oznacza to, że nie może faworyzować jednych pracowników kosztem innych, chyba że istnieją obiektywne kryteria uzasadniające takie zróżnicowanie, na przykład różnice w odległości od miejsca zamieszkania do siedziby firmy.
Formy zwrotu kosztów dojazdu
Warto zauważyć, że pracodawca nie ma obowiązku, aby pokrywać koszty dojazdu, ale coraz częściej pracodawcy decydują się na tego typu benefity, aby przyciągnąć i zatrzymać pracowników. Zwrot kosztów dojazdu może przyjmować różne formy, w tym: refundacja biletów komunikacji miejskiej, wypłata stałej kwoty ryczałtowej, a nawet wynajem autobusu dowożącego pracowników do zakładu pracy. W każdym z tych przypadków pracodawca powinien precyzyjnie określić, kto kwalifikuje się do uzyskania zwrotu, na jakich zasadach jest on przyznawany oraz jakie dokumenty pracownik musi przedstawić, aby zwrot został wypłacony.
Dofinansowanie kosztów dojazdu – co musi zawierać regulamin?
Jeżeli pracodawca decyduje się na wprowadzenie zwrotu kosztów dojazdu, powinien to zrobić w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami. Ważne jest, aby regulamin wynagrodzeń lub układ zbiorowy pracy zawierał konkretne informacje na temat wysokości zwrotu oraz kryteriów, które pracownik musi spełniać, aby z niego skorzystać. Pracodawca ma prawo ustalić limity zwrotów w zależności od odległości od miejsca zamieszkania pracownika do zakładu pracy lub rodzaju środka transportu, jaki wybiera pracownik.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z przepisami, zwrot kosztów dojazdu może być traktowany jako przychód pracownika, co wiąże się z koniecznością opodatkowania i odprowadzenia składek ZUS. Na przykład, jeśli pracownik kupuje bilety okresowe, a pracodawca refunduje ich wartość, to uzyskana kwota stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Pracodawcy powinni w takich przypadkach zasięgnąć opinii ZUS, aby uniknąć błędów w naliczaniu składek i podatków.
Zwrot kosztów dojazdu a ulgi podatkowe
Osoby, które nie otrzymują bezpośredniego zwrotu kosztów dojazdu, mogą skorzystać z ulg podatkowych w rocznym rozliczeniu PIT. Jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy, może skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, co obniża zaliczkę na podatek dochodowy. Podwyższone koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł miesięcznie, co w skali roku daje znaczącą ulgę. Aby skorzystać z tego rozwiązania, pracownik musi złożyć u pracodawcy oświadczenie o miejscu zamieszkania.
Osoby, które pracują i mieszkają w tej samej miejscowości, również mogą obniżyć koszty podatkowe, ale w niższym stopniu. Koszty uzyskania przychodu w takim przypadku wynoszą 250 zł miesięcznie, co przekłada się na 3 000 zł rocznie. Jest to rozwiązanie korzystne dla osób, które regularnie dojeżdżają do pracy i ponoszą z tego tytułu wydatki.
Zwrot kosztów dojazdu dla stażystów i pracowników poza miejscem zamieszkania
Szczególne przepisy dotyczą także osób, które są zatrudnione poza miejscem swojego zamieszkania lub odbywają staż. Pracownicy zatrudnieni z rekomendacji urzędu pracy mogą skorzystać z Funduszu Pracy, który pozwala na refundację kosztów dojazdu, pod warunkiem, że ich wynagrodzenie nie przekracza dwukrotności najniższego wynagrodzenia. Stażysta może otrzymać zwrot kosztów dojazdu do pracy pod warunkiem, że złoży wniosek w odpowiednim urzędzie. Pracodawcy muszą również regularnie dostarczać dokumenty potwierdzające wysokość ponoszonych kosztów.
Czas dojazdu do pracy a wynagrodzenie
W Polsce czas dojazdu do pracy nie jest uznawany za czas pracy, co oznacza, że pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za czas poświęcony na dojazd do zakładu pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik przemieszcza się między różnymi lokalizacjami w trakcie godzin pracy – wtedy ten czas jest uznawany za czas pracy i jest wynagradzany. Warto mieć to na uwadze przy planowaniu codziennych dojazdów, zwłaszcza jeśli wybór pracodawcy wiąże się z koniecznością pokonywania dużych odległości.
Alternatywy dla zwrotu kosztów dojazdu
Nie wszyscy pracodawcy decydują się na bezpośredni zwrot kosztów dojazdu do pracy. Coraz częściej oferowane są inne formy wsparcia, takie jak samochody służbowe, możliwość pracy zdalnej lub zorganizowany transport dla pracowników. Wynajem autobusów lub współdzielenie samochodów to popularne rozwiązania w firmach produkcyjnych, gdzie codzienne dojazdy do pracy są nieuniknione.
Możliwość pracy zdalnej, która jeszcze niedawno była rzadkością, dziś staje się standardem w wielu branżach. Praca hybrydowa lub całkowicie zdalna staje się coraz bardziej popularna, co pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy, eliminując konieczność dojazdów. Pracodawcy, którzy wprowadzają takie rozwiązania, zyskują przewagę na rynku pracy, przyciągając pracowników, dla których komfort pracy jest priorytetem.
