ZUS ZUA to formularz, który musi wypełnić każdy płatnik, który chce zgłosić osobę do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia społecznego. Na czym dokładnie polega ZUS ZUA i jak go wypełnić? Przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym krok po kroku prezentujemy jak wypełnić druk ZUS ZUA!
Jeśli płatnik składek musi złożyć formularz ZUS ZUA w celu zgłoszenia osoby w systemie ubezpieczeń społecznych lub w celu zmiany danych osoby ubezpieczonej, może zrobić to osobiście w urzędzie lub wypełnić druk online. Jednak formularz ZUS ZUA nie jest łatwy — posiada wiele elementów, które mogą być problematyczne dla osoby, która nie ma zbyt wiele wspólnego z urzędowymi drukami. Z własnego doświadczenia wiemy, że załatwienie urzędowych spraw i wypełnianie milionów rubryczek, które nie wiadomo po co są, może stać się sennym koszmarem. Jednak bez obaw — stworzyliśmy krótki poradnik, który pomoże Ci krok po kroku jak przejść przez zawiłości druku ZUS ZUA.
Spis treści
ZUS ZUA: co to jest?
Zacznijmy od wyjaśnienia podstawowej kwestii — co to jest ZUS ZUA? Jest to formularz ZUS, który składany jest przez płatnika składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu ubezpieczenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczeń zdrowotnych. Druk ten obowiązuje także w przypadku zmiany danych osoby ubezpieczonej. Jednak w tym wypadku zachodzi jeden wyjątek. Mianowicie, formularz ten zmienia dane dotyczące ubezpieczonej osoby jednak z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych. Takie korekty należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA. Jeśli natomiast dokonujemy korekty kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniami, musimy wyrejestrować się w formularzu ZUS ZWUA. Czeka nas następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia.
Dodatkowo w formularzu ZUS ZUA zgłaszamy też do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Co ciekawe, do ubezpieczenia można zgłaszać wszystkich z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński, lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Co ważne, zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na formularzu ZUS ZUA dokonuje się w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.
Jak wypełnić ZUS ZUA krok po kroku
Aby poprawnie wypełnić formularz ZUS ZUA, należy wcześniej przygotować sobie wszystkie potrzebne dane takie jak NIP i REGON firmy oraz wszystkie dane osobiste przedsiębiorcy, czyli płatnika oraz osoby, która zostaje zgłoszona do ubezpieczeń. Dodatkowo potrzebny będzie kod ubezpieczenia. Ale o tym dowiesz się już w kolejnych krokach.
1. Dane organizacyjne
W tej rubryce 01 należy zaznaczyć znakiem „X” jeśli wnioskujesz o zgłoszenie do ubezpieczeń osoby np. pracownika.
Natomiast w okienku 02 musimy wpisać jedną z cyfr jeśli składamy formularz ZUS ZUA w celu, jakim jest zgłoszenie zmian danych osoby ubezpieczonej:
- 1 – w przypadku gdy chodzi o zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
- 2 – w przypadku korekty danych osoby ubezpieczonej
Na czym polega różnica w zmianie a korekcie? Otóż o zmianie danych mówimy wtedy, jak wynika z samej nazwy, doszło do zmiany takiej jak inny adres zamieszkania osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Natomiast korekta odnosi się do poprawienia błędnie wypisanych danych.
Okienka 03 oraz 04 nie są wypełniane przez płatnika.
2. Dane identyfikacyjne płatnika składek ZUS ZUA
Tę część formularza wypełnij szczególnie starannie, wpisując dane, które są zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1. Natomiast jeśli dochodzi o zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane te muszą być zgodne z tymi podanymi w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.
Ta część formularza dotyczy firmy jak i samego przedsiębiorcy. Tutaj należy podać NIP oraz REGON firmy. Dodatkowo należy wpisać swój numer PESEL lub rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Do wyboru mamy dowód osobisty — wtedy w polu 04 wpisujemy 1, lub paszport — wtedy okienko 04 zdobimy piękną 2.
Polem, które często sprawia problemy, jest pole 06, czyli nazwa skrócona. W tym miejscu należy wpisać nazwę skróconą płatnika, która została zawarta w zgłoszeniu płatnika do składek lub we wniosku EDG-1.
Kolejne okienka to nazwisko, pierwsze imię płatnika składek oraz data urodzenia osoby składającej formularz. W przypadku nazwiska dwuczłonowego poszczególene człony nazwiska należy oddzielić kreską.
3. Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń ZUS ZUA
Na podstawie tej części formularza ZUS tworzy indywidualne konto oraz gromadzi na tym koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia. Dlatego tak ważne jest, aby te rubryki wypełnić bardzo dokładnie i zminimalizować ryzyko pomyłki lub literówki.
Tak więc w polu 01 wpisujemy czytelnie numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń.
Pole 02 pozostaje puste.
Okienko 03 to miejsce, w którym ponownie musimy wstawić odpowiedni numer przypisany do dokumentu tożsamości. W przypadku dowodu osobistego wtedy wpisujemy w okienko cyfrę 1, natomiast jeśli jest to paszport, to wpisujemy cyfrę 2. Te pola wypełniamy tylko w przypadku gdy osoba zgłaszana nie posiada numeru identyfikacyjnego PESEL.
O4 to tradycyjnie miejsce na wpisanie serii i numeru jednego z wymienionych wyżej dokumentów tożsamości.
Pola 05,06 oraz 07 są przeznaczone odpowiednio na nazwisko osoby zgłaszanej, pierwsze imię oraz datę urodzenia osoby zgłaszanej.
4. Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń
W tej części musimy podać drugie imię osoby zgłaszanej (zgłoszonej) do ubezpieczenia. Jeśli osoba ta nie ma drugiego imienia, pole należy pozostawić puste. Dodatkowo przedsiębiorca wpisuje rodowe nazwisko podane w metryce urodzenia osoby zgłaszanej.
Formularz ZUS ZUA wymaga także określenia obywatelstwa. W tym wypadku jeśli okienko 03 nie zostanie wypełnione, oznacza to, że osoba posiada obywatelstwo polskie.
Ostatnie pole z tej części ZUS ZUA to numer 04, w którym trzeba określić płeć osoby zgłaszanej. Przedsiębiorca wpisuje odpowiednio M — dla mężczyzny i K — dla kobiety.
5. Tytuł ubezpieczenia
Tytuł ubezpieczenia – informacje podane w tej części służą sprawdzaniu danych wpisanych w kolejnych krokach ZUS ZUA o podleganiu poszczególnym ubezpieczeniom oraz o wskazaniu informacji o przebiegu ubezpieczenia. Weryfikowany jest także kod zawarty w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za ubezpieczonego.
Oto przykładowe kody, które są najczęściej wpisywane w okienku 01 w kroku 5 formularzu ZUS ZUA:
- 01 10 – osoba podlegająca ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu
- 01 11 – osoba podlegająca ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu
- 01 12 – osoba pobierająca świadczenie szkoleniowe wypłacane po ustaniu zatrudnienia
- 01 20 – pracownik młodociany
- 03 10 – członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną.
W sytuacji, gdy kod tytułu ubezpieczenia jest za krótki, aby wypełnić wszystkie okienka, w dwa ostatnie należy wpisać 0.
Korekty kodu tytułu ubezpieczeń dokonywane są poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zajerestrownie z prawidłowym kodem.
6. Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych
Pole 01 to data powstania obowiązku ubezpieczeń podana w formacie dzień/miesiąc/rok. Data ta to pierwszy dzień podjęcia stosunku pracy. Obowiązek ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS powstaje od dnia nawiązania stosunku pracy oraz trwa do jej ustania.
Natomiast okienka od 02 do 05 to miejsce, w którym należy znakiem”X” zaznaczyć jakiemu obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu podlega zgłaszana osoba. Ma to związek z krokiem 5. tytuł ubezpieczenia.
7. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym
Okienko 01 to miejsce, w którym należy wpisać datę powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego w formacie dzień/miesiąc/rok. Podobnie jak w kroku 6. data ta, to dzień podjęcia stosunku pracy. Obowiązek ten trwa aż do ostatniego dnia pracy.
Pole 02 to kod oddziału NFZ, do którego należy osoba zgłaszana do ubezpieczenia. Kryterium przydziału to miejsce zamieszkania tej osoby.
Oto kody oddziałów wojewódzkich NFZ:
01 – Dolnośląski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia we Wrocławiu
02 – Kujawsko-Pomorski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Bydgoszczy
03 – Lubelski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Lublinie
04 – Lubuski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Zielonej Górze
05 – Łódzki Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Łodzi
06 – Małopolski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Krakowie
07 – Mazowiecki Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Warszawie
08 – Opolski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Opolu
09 – Podkarpacki Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Rzeszowie
10 – Podlaski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Białymstoku
11 – Pomorski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Gdańsku
12 – Śląski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Katowicach
13 – Świętokrzyski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Kielcach
14 – Warmińsko-Mazurski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Olsztynie
15 – Wielkopolski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Poznaniu
16 – Zachodniopomorski Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia w Szczecinie
Z racji tego, że okienko posiada 3 pola, należy numer oddziału poprzedzić 0.
8. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych
Krok 8. polega na podpięciu osoby ubezpieczanej do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych. W okienku 01,03 lub 05 zaznaczamy „X”, które ubezpieczenie wybieramy: emerytalne, rentowe lub chorobowe.
Poniżej, w polach 02,04 oraz 06 należy wpisać datę, od której osoba zgłaszana wnosi o objęcie tymi ubezpieczeniami.
Zgodnie z Ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:
Prawo do dobrowolnego objęcia ubezpieczeniami emerytalnym
i rentowymi przysługuje osobom, które nie spełniają warunków do objęcia tymi
ubezpieczeniami obowiązkowo.
Dodatkowo warto wspomnieć, że objęcie dobrowolne ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku tylko w przypadku, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń.
Ponadto osoby, które są zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.
9. Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym
Zgodnie z treścią art. 68 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych:
12. Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej osoby, o której mowa w ust. 1,
i zgłoszonych do Funduszu członków jej rodziny, o których mowa w art. 3 ust. 2
pkt 5 i 6, oraz wolontariusza, o którym mowa w ust. 2, przysługuje od dnia objęcia
ubezpieczeniem zdrowotnym i wygasa po upływie 30 dni od dnia ustania
ubezpieczenia zdrowotnego w Funduszu.
Oznacza to, że przedsiębiorca może objąć dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym członków swojej rodziny lub wolontariuszy, którzy nie są objęci tym ubezpieczeniem z tytułu innych świadczeń.
Okienko 01 to miejsce na wpisanie daty w systemie dzień/miesiąc/rok od której obowiązuje dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.
Natomiast w polu 02 należy podać kod oddziału NFZ odpowiedni do miejsca zamieszkania osoby zgłaszanej.
10. Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń
Tę część formularza ZUS ZUA wypełnia się tylko wtedy gdy chcemy dokonać korekty lub zgłoszenia informacji dotyczących okresu przed 1 stycznia 2009 roku. Dane za okres późniejszy należy wykazać w formularzu ZUS ZSWA.
W okienku 01 powinien zostać wpisany kod zawodu, który jest zgodny z klasyfikacją przyjętą przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Pole 02, to miejsce na wpisanie kodu pracy jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Natomiast pole 03 to daty rozpoczęcia i zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Jeśli nie jest znana data zakończenia, ostatnie okienka należy pozostawić puste.
11. Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu
W tym etapie formularza ZUS ZUA należy wpisać adres zameldowania na stałe miejsce pobytu osoby zgłaszanej.
Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pole 06 pozostaje puste.
Okienka 01, 03 wypełniamy wtedy, gdy adres stałęgo zameldowania mieści się w granicach Rzeczypospolitej Polskiej.
Jeśli osoba zgłaszana posiada zagraniczny adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wtedy zamiast pola 01 uzupełniamy pole 08.
12. Adres zamieszkania
Zgłoszenie do ubezpieczeń wymaga także podania adresu zamieszkania, jednak tylko w przypadku gdy jest on inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.
Wszystkie okienka w tym bloku wypełniamy analogicznie do bloku wcześniejszego.
13. Adres do korespondencji
W tym wypadku uzupełniamy powyższe informacje tylko wtedy, gdy adres do korespondencji jest inny niż adres zamledowania lub zamieszkania.
Dodatkowo pole 09 wymaga podania adresu poczty elektronicznej. Warto je wypełnić ponieważ często usprawnia to przekazywanie korespondencji.
14. Oświadczenie płatnika składek
W tym bloku, należy podać datę wypełnienia formularza ZUS ZUA. Dodatkowo płatnik składek, czyli osoba składająca ZUS ZUA musi złożyć własnoręczny podpis co wiąże się ze złożeniem oświadczenia o prawdziwości danych wpisanych w forlumarzu.
Jeśli płatnik posiada pieczątkę, również powinien ją umieścić w tym bloku.
15. Oświadczenie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia
Tutaj również osoba zgłaszana do ubezpieczeń własnoręcznym podpisem oświadcza, że dane zawarte w formularzu ZUS ZUA są zgodne ze stanem faktycznym.
ZUS ZUA online: jak wysłać?
Formularz ZUS ZUA można także złożyć online. Należy najpierw założyć konto w Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Warto także założyć profil zaufany ePUAP, ponieważ login i hasło do tego konta da Ci możliwość złożenia ZUS ZUA przez Internet.
Jeśli nie masz takiego konta możesz użyć certyfikatu kwalifikowanego. Innymi słowy, jest to podpis elektroniczny, który spełnia wymogi Ustawy o podpisie elektronicznym oraz posiada status zaufanego w skali globalnej. Przy pomocy tego certyfikatu możesz składać podpisy „na odległość” pod kontraktami prawnymi, deklaracjami ZUS, e-dekleracjami do Urzędu Skarbowego, umowami cywilno-prawnymi oraz wieloma innymi dokumentami, które posiadają możliwość pospisu elektronicznego.
Jak wypełnić formularz ZUS ZUA krok po kroku?
Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Aby go wypełnić, należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek, dane ubezpieczonego oraz rodzaj ubezpieczeń, które mają być objęte. Istotne jest precyzyjne wskazanie kodu tytułu ubezpieczenia oraz daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom.
Należy unikać błędów, takich jak nieprawidłowe numery PESEL lub NIP, ponieważ mogą one spowodować odrzucenie wniosku. Formularz można złożyć osobiście w ZUS, elektronicznie lub za pośrednictwem biura rachunkowego. Poprawność danych warto sprawdzić przed wysłaniem dokumentu.
Kiedy należy złożyć formularz ZUS ZUA?
Formularz ZUS ZUA należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej lub nawiązania współpracy z nowym pracownikiem. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców zgłaszających siebie, jak i pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne.
Nieprzestrzeganie tego terminu może skutkować konsekwencjami, w tym problemami z naliczeniem składek i dostępem do świadczeń ubezpieczeniowych. Warto pilnować terminów i dostarczyć dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.
