Świadectwo pracy to dokument, który powinien otrzymać pracownik od pracodawcy niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia. Kiedy pracodawca powinien przekazać świadectwo byłemu pracownikowi? Co powinno ono zawierać?
Świadectwo pracy jest obowiązkowym dokumentem, które pracodawca powinien przekazać pracownikowi, jeśli ustał stosunek pracy. Dotyczy to tylko sytuacji, kiedy był on zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Niewywiązanie się z tego obowiązku może grozić karą grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł na podstawie wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym. Grzywna nakładana jest na pracodawcę podczas kontroli lub kiedy pracownik złoży skargę. Jak powinno wyglądać prawidłowo wypełnione świadectwo pracy? Co powinno zawierać? Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Świadectwo pracy – kiedy należy je wystawić?
Świadectwo pracy należy wystawić w sytuacji, kiedy ustał stosunek pracy. Należy się ono każdemu pracownikowi, który miał podpisaną z zakładem pracy umowę o pracę każdego rodzaju – na czas określony i czas nieokreślony oraz na okres próbny. Wydanie świadectwa pracy jest bezwzględne, co oznacza, że pracodawca nie może uzależniać tego etapu od dokończenia projektu przez pracownika, oddania firmowego sprzętu bądź nastroju, w jakim kończy się współpraca. Za niewystawienie świadectwa pracy grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, ponieważ w takiej sytuacji byłoby to naruszenie praw pracownika.
Świadectwo należy wystawić, kiedy ustanie stosunek pracy. Mowa tu o dwóch sytuacjach:
- rozwiązanie stosunku pracy,
- wygaśnięcie umowy.
W przypadku rozwiązania umowy należy zawsze wystawić świadectwo. Z kolei w tym drugim przypadku nie jest to warunek konieczny. Jeśli pracodawca ma zamiar kontynuować współpracę z pracownikiem i podpisze z nim nową umowę o pracę w terminie nie dłuższym niż 7 dni, a pracownik nie złożył pisemnego wniosku o wystawienie dokumentu, to pracodawca nie musi wystawiać świadectwa pracy. Jeśli zaś mimo przedłużenia umowy pracownik przedłożył wniosek, to obowiązkiem pracodawcy jest wystawienie świadectwa pracy mimo kontynuacji współpracy.
Świadectwo pracy – jak wypełnić?
To, jak powinno wyglądać świadectwo pracy określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku. Znajdziemy tam szczegółowe informacje na temat tego, co dokładniej powinno znaleźć się świadectwie pracy oraz na jakiej podstawie powinno zostać zawarte. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku korzystać ze wzoru przedstawionego w rozporządzeniu, może napisać formułę według własnego uznania, ale pod warunkiem, że będzie ona zawierać wszystkie niezbędne informacje.
Jak wypełnić świadectwo pracy – instrukcja krok po kroku
Zgodnie z art. 97 § 2 Rozporządzenia Ministra poprawnie przygotowane świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne dotyczące:
- okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
- stanowiska zajmowanego przez pracownika,
- trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
- wszystkie niezbędne informacje potrzebne do obliczenia i ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z tytułu ubezpieczenia społecznego.
Dane pracownika oraz okres pracy w zakładzie pracy
W pkt. 1 świadectwa pracy należy podać podstawowe dane pracownika, czyli wszystkie imiona i nazwiska, a także rok urodzenia. Trzeba wypisać również wszystkie okresy zatrudnienia w danej firmie, jeśli zastały sporządzone więcej niż jedna umowa. W tym celu należy do każdej nowej umowy zapisać datę jej rozpoczęcia i zakończenia, oraz wymiar czasu pracy podczas trwania konkretnego stosunku pracy.
Okres pracy tymczasowej w świadectwie pracy
W pkt.2 świadectwa pracy należy wskazać okres pracy w agencji pracy tymczasowej. Jeśli zakład pracy posiada status agencji pracy tymczasowej, to pracodawca powinien wpisać do świadectwa wszystkie okresy pracy z uwzględnieniem każdego pracownika. Jeśli zaś zakład pracy nie posiada takiego statusu, to należy wpisać w wolne miejsce „nie dotyczy”.
Zajmowane stanowiska w świadectwie pracy
W pkt. 3 pracodawca powinien wypisać nazwy zajmowanych stanowisk, które pełnił pracownik w czasie trwania stosunku pracy. Powinny znaleźć się w tym miejscu wszystkie możliwe stanowiska oraz pełnione funkcje, które były piastowane przez pracownika, podczas całego okresu pracy w danym zakładzie pracy. Przepisy nie podają szczegółów, ale dobrze jest w tym momencie wypisać informacje chronologicznie wraz z podaniem długości danego okresu. Wpłynie to na przejrzysty odbiór świadectwa pracy dla przyszłego pracodawcy.
Tryb rozwiązania lub podstawy prawnej do wygaśnięcia stosunku pracy
W pkt. 4 pracodawca powinien wpisać, na jakiej podstawie ustał stosunek pracy. Możliwe jest wygaśnięcie umowy, które zazwyczaj wynika z powodu zakończenia okresu trwania samej umowy lub śmierci pracodawcy bądź pracownika. W przypadku rozwiązania umowy należy wpisać okoliczności, w jakich do tego doszło oraz która ze stron rozwiązała umowę. W świadectwie pracy niezwykle ważne jest, aby podać sposób, w jaki umowa została rozwiązana. Wyróżniamy rozwiązanie umowy:
- za porozumieniem stron,
- za wypowiedzeniem pracownika
- za wypowiedzeniem pracodawcy.
Pracodawca musi nie tylko zapisać sposób rozwiązania umowy słownie, ale też stosowny artykuł z Kodeksu pracy, który zezwala na tego rodzaju zakończenie stosunku pracy. Jeśli to pracodawca rozwiązał umowę, to zgodnie z prawem nie może umieścić powodu w świadectwie pracy.
Upadłość zakładu pracy lub likwidacja pracodawcy
W pkt.5, jeśli doszło do upadłości lub likwidacji zakładu pracy, należy wpisać okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia. Służy to do otrzymania odszkodowania przez pozostałego bez pracy i środków do życia pracownika. Dotyczy to sytuacji, kiedy z przyczyn niedotyczących pracownika, nagle zakład pracy ogłosi upadłość lub pracodawca zakończy działalność gospodarczą. Przykładowo, jeśli pracownikowi należał się 3-miesięczny okres wypowiedzenia, który został skrócony do 1. miesiąca, to za pozostałe 2 miesiące pracownik powinien otrzymać odszkodowanie.
Informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego
W pkt. 6 ust. 1 należy podać informacje dotyczące wykorzystanego urlopu wypoczynkowego oraz urlopu na żądanie. Co ważne, pracodawca powinien wpisać tylko ten urlop, który został już wykorzystany w roku bieżącym, czyli w tym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to niezwykle ważne dla przyszłego pracodawcy, ponieważ dzięki tej informacji będzie mógł z łatwością obliczyć urlop proporcjonalny dla swojego nowego pracownika. Nie powinno się z kolei podawać wykorzystanych dni urlopu w poprzednich latach ani łącznej ilości dni urlopu niewykorzystanego.
W pkt. 6 ust. 2 należy podać informacje o ilości wykorzystanych dni urlopu bezpłatnego oraz podstawę prawną do jego udzielenia. Trzeba również wpisać daty wszystkich urlopów tego rodzaju, które podczas całego okresu zatrudnienia wykorzystał pracownik.
Informacje dotyczące urlopu ojcowskiego i rodzicielskiego
W pkt. 6 ust. 3 należy wpisać informację o wykorzystaniu urlopu ojcowskiego, który wynosi 14 dni i może zostać wykorzystany w dwóch częściach, ale tylko do czasu ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia. Informację tą należy uzupełnić tylko wtedy, jeśli pracownik ma jeszcze możliwość skorzystania z urlopu tego rodzaju u przyszłego pracodawcy.
Pkt. 6 ust. 4 dotyczy urlopu rodzicielskiego. Tak samo w tym przypadku należy podać okres przebywania na urlopie, ale pod warunkiem, że pracownik będzie mógł jeszcze skorzystać z niego podczas pracy u innego pracodawcy.
Informacje dotyczące urlopu wychowawczego
W pkt. 6 ust. 5 trzeba wpisać cały wykorzystany urlop wychowawczy na dziecko, ale tylko w sytuacji, jeśli pracownik nie wykorzystał całego urlopu i gdy nie zakończył się rok kalendarzowy, w którym dziecko ukończyło 6. rok życia. Należy podać każdą część przejścia na urlop (w przypadku urlopu wychowawczego prawo zezwala na wykorzystanie go w 5. częściach), okresy od kiedy urlopy obowiązywały oraz oraz sumę tygodni.
Opieka nad dzieckiem w świadectwie pracy
W pkt. 6 ust.7 pracodawca powinien zawrzeć informację odnośnie dni wykorzystanych przez pracownika zgodnie z art. 188 Kp. Zgodnie z prawem, pracownik ma dodatkowe 2. dni urlopu opiekuńczego na dziecko w roku kalendarzowym. Przysługują one rodzicowi dziecka, które nie ukończyło jeszcze 14 lat. Z racji tego, że urlop jest przyznawany w skali roku, to jest to szczególnie ważna informacja dla następnego pracodawcy, dlatego powinna znaleźć się w świadectwie pracy.
Okres niezdolności do pracy w świadectwie pracy
W pkt. 6 ust. 8 pracodawca ma obowiązek wpisać wszystkie okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał prawo do wynagrodzenia chorobowego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Okres ten może wynosić maksymalnie 14 lub 33 dni w skali roku kalendarzowego, w związku z czym jest to ważna informacja dla przyszłego pracodawcy. Należy podać również, za które konkretnie dni pracownik pobierał wynagrodzenie.
Okres bez wynagrodzenia w świadectwie pracy
W pkt. 6 ust. 9 należy wpisać wszystkie dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r., zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie.
W pkt. 6 ust. 10 pracodawca powinien wypisać okres odbywania przez pracownika czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Zostały one wyszczególnione w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
W pkt. 6 ust. 11 pracodawca powinien wypisać tu wszystkie sytuacje oraz okresy, jeśli pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Należy dodać przy tym rodzaj oraz zajmowane stanowisko. Informacje te są szczególnie ważne, ponieważ wykonywania tego rodzaju pracy uprawnia pracownika do przejścia na wcześniejszą emeryturę.
Dodatkowy urlop w świadectwie pracy
W pkt. 6 ust. 12 trzeba wpisać wszystkie informacje, które mogą mieć wpływ na uprawnienia pracownicze u następnego pracodawcy, w tym na dodatkowy urlop. Są to m.in.:
- niewypłacenie odprawy emerytalnej lub rentowej,
- niewykorzystanie przez niepełnosprawnego pracownika dodatkowego urlopu wypoczynkowego,
- niewypłacenie wynagrodzenia za określoną i wpisaną do świadectwa liczbę nadgodzin.
Okresy nieskładkowe w świadectwie pracy
Okresy nieskładkowe w trakcie trwania stosunku pracy są uwzględniane podczas wyliczania prawa oraz wysokości świadczenia emerytalnego bądź rentowego. Okresy nieskładkowe to:
- okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy,
- okres, podczas którego pracownik pobiera świadczenia rehabilitacyjne,
- okres pobierania zasiłku opiekuńczego.
Z racji tego, że kwestia naliczania zdolności do emerytury bądź renty jest bardzo ważna, informacja o okresach nieskładkowych również powinna znaleźć się w świadectwie pracy.
Informacje o komorniczym zajęciu wynagrodzenia
Jeśli pracownik posiada zajęcie komornicze wynagrodzenia, to obowiązkiem pracodawcy jest wpisanie do dokumentu danych komornika, numer sprawy egzekucyjnej, a także wysokość potrąconych do tej pory kwot. To wszystko służy temu, żeby nowy pracodawca poprzez wgląd do świadectwa pracy mógł skontaktować się z urzędnikiem oraz dokonywać potrąceń z pensji.
Informacje uzupełniające w świadectwie pracy
W tym miejscu pracodawca ma prawo na żądanie pracownika zanotować informacje, które nie znalazły się dotąd w dokumencie. Zazwyczaj jest to wysokość wynagrodzenia oraz jego składniki czy zdobyte kwalifikacje podczas dotychczasowego stosunku pracy w danym zakładzie pracy.
Ostatnia informacja, jaka obowiązkowo powinna znaleźć się na ostatniej stronie świadectwa pracy to pouczenie. Jego treść znajdziecie we wzorze dokumentu.
Zobacz – świadectwo pracy wzór wypełniony
Powyższa instrukcja wypełniania świadectwa pracy choć jest opisana bardzo dokładnie, może być dla niektórych niejasna. W tym celu przygotowaliśmy wypełniony wzór świadectwa pracy, dzięki czemu w łatwy i przejrzysty sposób pracodawcy będą mogli przygotować dokumenty dla swoich pracowników.
Wypełniony wzór świadectwa pracy do pobrania w formacie PDF
Pobierz darmowy wzór świadectwa pracy 2021
Aby ułatwić pracodawcom pracę przygotowaliśmy gotowy i zgodny z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wzór świadectwa pracy do pobrania. Wystarczy go wydrukować i wypełnić zgodnie z powyższymi zaleceniami oraz informacjami o danym pracowniku.
Darmowy wzór świadectwa pracy do pobrania w formacie PDF
………………………………………
(miejscowość i data)
…………………………………….
……………………………………..
(nazwa firmy i adres siedziby firmy)
………………………………
(nr REGON – PKD)
………………………………
(NIP)
ŚWIADECTWO PRACY
1.Stwierdza się, że ……………………………………………………………………………………………………
(imię /imiona i nazwisko pracownika)
urodzony ………………………………………………………………………………………………………………………..
(data urodzenia)
był zatrudniony …………………………………………………………………………………………….…….…………… ……………………………………………………………………………………….……………………………………………….
(nazwa firmy)
w okresie od ……………………………… do ………………………………w wymiarze …………………………… (wymiar czasu pracy)
w okresie od ……………………………… do ………………………………w wymiarze …………………………… (wymiar czasu pracy)
w okresie od ……………………………… do ………………………………w wymiarze …………………………… (wymiar czasu pracy)
2. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę tymczasową na rzecz:…………………………………………
…………………………………………w okresie od .……………….………… do ……………….………
(pracodawca użytkownik)
…………………………………………w okresie od .…………….…………… do …………….…………
(pracodawca użytkownik)
3. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
(rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje)
4. Stosunek pracy ustał w wyniku:
a) rozwiązania ………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….
(tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy)
b) wygaśnięcia ………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….
(podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy)
5. Został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy
……………………………………………………………………………………………………………………….
(okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia, uprawniający do odszkodowania)
6. W okresie zatrudnienia pracownik:
1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze……………………………………………………………
(urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)
w tym …………………………………………………………………………………………………………………………..
(urlop wypoczynkowy wykorzystany na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)
2) korzystał z urlopu bezpłatnego
……………………………………………………………………………………………………………
(okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia)
3) wykorzystał urlop ojcowski w wymiarze…………………………………… w .……………………………częściach
4) wykorzystał urlop rodzicielski udzielony na podstawie .………….……………………….……………………………..
(podstawa prawna udzielenia urlopu)
w wymiarze ……………………………… w .……………………………… częściach, w tym na podstawie art. 1821c 3 Kodeksu pracy w…………………… częściach
5) wykorzystał urlop wychowawczy udzielony na podstawie ………………………………………………………….
(podstawa prawna udzielenia urlopu)
w wymiarze ……………………………… w okresie (okresach)………………………………………………………….
w …………………………częściach
6) korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, w okresie (okresach)
……………………………………………………………………………………………………………
7) wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy .………………………………….………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….……..
(liczba dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)
8) był niezdolny do pracy przez okres …………………………………………………………………………………dni
(liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu
pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)
9) ……………………………………………………………………………………………………………………………….
(dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 2003 r.
do dnia 31 grudnia 2003 r., zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie)
10) odbył służbę wojskową w okresie .…………………………………………………………………………………
(okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych)
11) wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze………………………………………………………………………………………………………………
(okresy wykonywania pracy oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska)
12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
13)…..……………………………………………………………………………………………………………..
(okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia wskazanym w ust. 1, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty)
7. Informacja o zajęciu wynagrodzenia:
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
(oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej)
.………………………………………………………………………………………….……………………………….
(wysokość potrąconych kwot)
8. Informacje uzupełniające:
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………….
(pieczęć firmy i podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu)
POUCZENIE
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.
(podstawa prawna – art. 97 § 21 Kodeksu pracy)
Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy?
Świadectwo pracy to kluczowy dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia pracownika. Zawiera ono szczegółowe informacje, takie jak okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, wymiar etatu, a także datę i przyczynę rozwiązania umowy o pracę. Dane te są istotne dla kolejnych pracodawców oraz urzędów, np. w celu ustalenia prawa do świadczeń.
W świadectwie pracy muszą znaleźć się także informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, urlopie bezpłatnym czy urlopie wychowawczym. Ważne jest, aby pracodawca sporządził dokument w sposób staranny i kompletny, ponieważ wszelkie błędy mogą utrudnić pracownikowi korzystanie z jego praw. W przypadku nieścisłości w świadectwie pracy pracownik ma prawo zgłosić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie.
Kiedy i w jaki sposób pracodawca powinien wydać świadectwo pracy?
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Zgodnie z przepisami, dokument ten powinien trafić do pracownika najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zakończenia współpracy. Niewydanie świadectwa w terminie może skutkować sankcjami prawnymi oraz utrudnieniami dla pracownika, np. w ubieganiu się o nowe zatrudnienie lub świadczenia.
Świadectwo pracy może zostać przekazane pracownikowi osobiście lub za pośrednictwem poczty, jeśli taki sposób odbioru został ustalony. W przypadku problemów z otrzymaniem dokumentu pracownik ma prawo złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Warto pamiętać, że świadectwo pracy to nie tylko formalność, ale dokument o dużym znaczeniu dla kolejnych etapów kariery zawodowej.
