List motywacyjny pracownika biurowego kojarzy się z nudą i powielaniem schematów. Jak się jednak okazuje, można wyróżnić się na tle innych kandydatów nie tylko poprzez znajomość pakietu MS Office. Co powinien zawierać taki list motywacyjny?
List motywacyjny to oprócz CV jeden z ważniejszych dokumentów aplikacyjnych, które należy dostarczyć pracodawcy, jeśli szukasz pracy pracownika biurowego i chcesz wziąć udział w procesie rekrutacji. Nie jest to jednak warunek, abyś po rozmowie kwalifikacyjnej otrzymał stanowisko w danej firmie. Musisz przede wszystkim spełniać wymagania zawarte w ofercie pracy, zainteresować czymś pracodawcę i oczywiście wyróżnić się na tle pozostałych kandydatów. Jak zatem napisać list motywacyjny, który będzie nie tylko interesujący, ale też przykuje uwagę samego rekrutera? Jak dopełnić Cv pracownika biurowego? Przygotowaliśmy wskazówki i przykładowy wzór listu motywacyjnego dla pracownika biurowego, które z pewnością pomogą w pokonaniu rywali i zdobyciu wymarzonej posady.
Spis treści
List motywacyjny na stanowisko pracownika biurowego
List motywacyjny, pracownik biurowy powinien wysłać w odpowiedzi na znalezione ogłoszenie o pracę. Zdarza się, że jedynym wymaganym dokumentem, aby wziąć udział w procesie rekrutacji jest CV pracownika biurowego. W takiej sytuacji dodatkowym atutem będzie zatem wysłanie również listu motywacyjnego. Bardzo ważne, aby nie powielać dotychczas znanych schematów w liście motywacyjnym i postarać się wyróżnić na tle kandydatów, którzy prawdopodobnie mają podobne kwalifikacje i wiedzę, co Ty. Niekiedy drobne szczegóły mogą sprawić, że rekruter wybierze właśnie Ciebie. Pamiętaj także, że list motywacyjny zacznij pisać dopiero, gdy skończysz tworzyć CV, w którym zawrzesz podsumowanie zawodowe i najważniejsze informacje.
Co z kolei zrobić w sytuacji, kiedy chcesz wysłać list motywacyjny bez ogłoszenia o pracę? Nie zapomnij dołączyć dodatkowo podania o pracę, w którym wytłumaczysz pracodawcy, że Twoje dokumenty aplikacyjne (w tym CV pracownika biurowego) nie trafiły do niego przez przypadek. Masz wtedy większe szanse na podjęcie rozmowy kwalifikacyjnej.
Co powinien zawierać list motywacyjny pracownika biurowego?
List motywacyjny jest dokumentem formalnym, dlatego bardzo ważne jest, aby miał zachowaną odpowiednią strukturę. Należy posługiwać się językiem oficjalnym, ale nie urzędowym (jest to jeden z najczęstszych błędów). Co zatem powinno znaleźć się wtreści listu motywacyjnego pracownika biurowego?
List motywacyjny pracownika biurowego powinien zawierać:
- miejscowość i datę,
- dane kandydata (imię i nazwisko, adres, nr telefonu i adres e-mail),
- dane adresata (imię i nazwisko, stanowisko),
- dane firmy (nazwa i adres siedzimy),
- zwrot grzecznościowy,
- informacja o stanowisku, na które rekrutuje kandydat (pracownik biurowy),
- zdobyte wykształcenie oraz ewentualne doświadczenie,
- dowody, które potwierdzą, że kandydat będzie idealnym pracownikiem biurowym,
- można dołączyć informacje o uzyskanych certyfikatach, dyplomach oraz zdobytych umiejętnościach, które zostaną wykorzystane w nowej pracy jako pracownik biurowy,
- wyrażenie gotowości do spotkania,
- zwrot grzecznościowy i czytelny, własnoręczny podpis kandydata.
O czym trzeba pamiętać, pisząc list motywacyjny pracownika biurowego?
Jeśli marzy Ci się praca na stanowisku pracownika biurowego, to tworząc list motywacyjny musisz się naprawdę postarać. Zazwyczaj większość kandydatów spełnia wymagania pracodawcy, które nie są wyszukane, przez co zdobycie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną może graniczyć z cudem. Jak zatem napisać list motywacyjny, aby zdobyć pracę?
- Napisz, do kogo kierujesz list motywacyjny
Bardzo ważne jest, aby poprawnie zaadresować list motywacyjny. Jeśli napiszesz ogólnie do firmy, może się on zgubić lub zostanie nawet komuś dostarczony, ale szansa, że ktoś go przeczyta jest niewielka. Dobrze jest, jeśli zaadresujesz go do konkretnej osoby, która zajmuje się rekrutacją. W ten sposób nie tylko pokażesz, że poświęciłeś nieco czasu na zapoznanie się ze strukturą firmy, ale też zwiększyłeś swoje szanse, że ktoś zapozna się z pismem. W ostateczności możesz zaadresować list do działu HR. Pamiętaj, aby wysyłać indywidualne listy do każdej z firm. Nikt, w tym również rekruter, nie lubi otrzymywać nudnej korespondencji przeznaczonej dla wszystkich.
- Rozpocznij list w nietuzinkowy sposób
Na wstępie zawsze warto zrobić dobre wrażenie, dlatego postaraj się jak ognia unikat utartych schematów w stylu „W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie o pracę, chciałbym przedstawić swoją kandydaturę”. Po przeczytaniu kilkunastu takich listów rekruter może mieć już dosyć. Postaraj się zacząć w inny sposób – zaoferuj swoje doświadczenie, wiedzę i umiejętności. W ten sposób uda Ci się zwrócić uwagę najlepszych pracodawców w branży i zdobyć zaproszenie do rozmowy kwalifikacyjnej.
- Dopasuj swój list do ogłoszenia o pracę
Pisząc list motywacyjny, pracownik biurowy powinien dopasować treść pisma na konkretną ofertę pracy, na którą odpowiada. Dzięki temu maksymalnie skrócisz zawarte informacje i dokument nie będzie zbyt długi, jak również zyskasz pewność, że umieściłeś najważniejsze kwalifikacje i umiejętności, na podstawie których być może spotkasz się z rekruterem na rozmowie kwalifikacyjnej. Nie wysyłaj tego samego listu motywacyjnego do różnych pracodawców na różne stanowiska pracy.
- Wymień osiągnięcia, które udało Ci się zdobyć w poprzedniej pracy
List motywacyjny jest dokumentem, w którym można rozwinąć cechy i umiejętności zawarte w CV. Warto też pochwalić się osiągnięciami z poprzedniego stanowiska pracy, aby tym samym pokazać pracodawcy, że w pracy nie tylko wypełniasz swoje obowiązki, ale też dążysz do osiągnięcia postawionych sobie celów. Nie przechwalaj się zbytnio, ale w kilku zdaniach omów te zalety, które mogą okazać się przydatne również na nowym stanowisku jako pracownik biurowy. Z punktu widzenia pracodawcy doświadczenie i osiągnięcia w pracy administracyjno-biurowej są niezwykle ważne. Pracodawcy często wybierają bardziej doświadczonego kandydata w nadziei, że posiada on większe kompetencje zawodowe.
Wspomnij o swoim doświadczeniu o obowiązkach wykonywanych na poprzednich stanowiskach:
– ” w firmie X przygotowywałem prezentacje ukazujące roczne raporty…”
-„budowałem pozytywny wizerunek firmy podczas kontaku z partnerami biznesowymi”
-„obsługiwałem telefonicznie klientów dbając o najwyższą jakość obsługi”
- Nie powtarzaj informacji zawartych w CV
Pamiętaj, że treść listu motywacyjnego pracownika biurowego to zupełnie co innego niż CV pracownika biurowego, dlatego nie powielaj informacji w nich zawartych. Postaraj się, aby wszystkie dokumenty aplikacyjne, które prześlesz w ramach rekrutacji zawierały podobne, ale inne treści i aby każdy z dokumentów czymś się wyróżniał. Dzięki temu zostaniesz zapamiętany i być może wybrany na stanowisko pracownika biurowego. Postaraj się zainteresować pracodawcę dodatkowymi informacjami, których nie ma w CV. Pracownik biurowy może opisać pomniejsze zlecenia lub projekty związane z obowiązkami w pracy biurowej, które zakończyły się sukcesem („wprowadziłem system, który skrócił czas przeznaczony na obsługę korespondencji).
- Używaj zwrotów grzecznościowych
Pamiętaj, aby zadbać o odpowiednie zwroty jak „Szanowni Państwo” czy „Z wyrazami szacunku” na zakończenie listu. Dzięki temu nie tylko spełnisz wszystkie zasady pisania listu, ale też wyrazisz szacunek dla rekrutera lub pracodawcy. Przed wydrukowaniem tekstu sprawdź, czy nigdzie nie popełniłeś żadnych błędów ani literówek, z kolei po wydrukowaniu złóż swój czytelny, własnoręczny podpis.
Jakie są najczęstsze wymagania zamieszczone w ogłoszeniach o pracę dla pracownika biurowego?
Pisząc CV i list motywacyjny, pracownik biurowy powinien zapoznać się z ogłoszeniami o pracę o zamieścić te umiejętności oraz kwalifikacje, które zarówno sam posiada jak i znajdują się one w ofertach. Wśród najczęstszych wymagań możemy znaleźć:
- posiadanie wysoko rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych i organizacji pracy biurowej,
- doświadczenie w pracy jako pracownik administracyjno-biurowy,
- odpowiedzialność, terminowość, zaradność oraz wielozadaniowość,
- biegła obsługa pakietu MS Office, w tym Word, Excel, Power Point,
- nienaganna kultura osobista, umiejętność zachowania dyskrecji i taktu,
- dobra znajomość języków obcych i biegłe posługiwanie się nimi w mowie i piśmie, w tym językiem angielskim, językiem rosyjskim, językiem niemieckim i innymi w zależności od kierunku rozwoju i współpracy na tle międzynarodowym firmy,
- prawo jazdy kat. B,
- wykształcenie minimum średnie, ale mile widziane są również osoby po kierunku Administracji lub takie, które ukończyły kursy i szkolenia,
- znajomość branży firmy jest zawsze dodatkowym atutem,
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych (centrala telefoniczna, fax, ksero),
- świetne zdolności komunikacyjne, zarówno wewnątrz zespołu, jak i z klientem,
- gotowość do podejmowania nowych zadań.
List motywacyjny pracownika biurowego — wzór
Przygotowaliśmy przykładowy list motywacyjny na stanowisko pracownik biurowy. Pamiętaj, aby nigdy nie kopiować całej treści, tylko w miarę możliwości zmodyfikować ją o swoje doświadczenie zawodowe, wykształcenie oraz zdobyte kwalifikacje. Dzięki temu zaprezentujesz pracodawcy unikatowy i niepowtarzalny list motywacyjny. W połączeniu z dobrym CV pracownika biurowego z pewnością zostaniesz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Ważne jest, aby zapisać dokumenty aplikacyjne w formacie PDF. Dzięki temu unikniesz ryzyka, że gdy rekruter otworzy plik w innym programie niż został utworzony, treść nie ulegnie sformatowaniu.
Darmowy wzór listu motywacyjnego pracownika biurowego do pobrania w formacie PDF
………………………………
(miejscowość i data)
……………………………
(imię i nazwisko kandydata)
……………………………
……………………………
(adres korespondencyjny)
……………………………
(numer kontaktowy)
……………………………
(adres e-mail)
………………………………
(imię i nazwisko adresata)
………………………………
(stanowisko adresata)
………………………………
(nazwa firmy)
.……………………………..
….…………………………..
(adres firmy)
Szanowni Państwo,
Pragnę zaoferować swoje 3 lata doświadczenia zawodowego w pracy biurowo-administracyjnej w firmie ………………………, by tym samym móc kontynuować swoje zaangażowanie na stanowisku pracownika biurowego w Państwa przedsiębiorstwie.
Od lat obserwuję poczynania pracowników Państwa firmy w branży …………………………….. na rynku i z niesłabnącym entuzjazmem nie mogę doczekać się dnia, w którym dołączę do zespołu. Najbardziej imponuje mi ………………………………………………. i uważam, że sprawdzę się w tym zadaniu jako współpracownik.
Od ponad ….. lat pracuję jako ……………………………… w firmie …………………… . Miałem okazję wypróbować takie narzędzia jak …………..……..………..…………… . Potrafię również sprawnie obsługiwać przydatne programy jak np.: ……………………..…………………………… . Zawsze staram się nawiązywać długotrwałe relacje z partnerami i klientami, co owocuje …………………………. .
Dlaczego uważam, że warto zatrudnić mnie na stanowisku ………………………………………?
- Pracując jako ……………………………… w poprzedniej firmie uzyskiwałem doskonałe wyniki na poziomie…………………….. . Wielokrotnie …………………………….………, za co byłem chwalony i wyróżniany przez pracodawcę. Jestem pewny, że w Państwa firmie uda mi się osiągnąć takie same wyniki lub jeszcze wyższe.
- W Państwa firmie wykorzystam swoją doskonałą wiedzę na temat ………………………….. . Pozwoli to na maksymalne skrócenie okresu wdrożeniowego, dzięki czemu będę mógł szybciej rozpocząć pracę i skupić się na obowiązkach.
- W obecnej pracy miałem również możliwość brać udział w szkoleniu z funkcjonalności CRM, dzięki czemu nie tylko zdobyłem certyfikat, ale też niezbędną wiedzę z tego obszaru. Każdego dnia miałem okazję wykorzystywać lekcje w pracy na stanowisku biurowym.
Bardzo chciałbym mieć możliwość spotkania się z Państwem na rozmowie kwalifikacyjnej. Chętnie odpowiem na wszelkie Państwa pytania związane z moją kandydaturą oraz planami zawodowymi. Byłbym bardzo wdzięczny za jakąkolwiek odpowiedź oraz za uwzględnienie mojej kandydatury.
Z wyrazami szacunku
…………..……………………
(czytelne imię i nazwisko kandydata)
Załączniki:
1. Curriculum vitae
2. Szkolenie z funkcjonalności CRM
List motywacyjny pracownika biurowego bez doświadczenia
Jeśli nie masz doświadczenia w pracy pracownika biurowego lub jakiejkolwiek innej, to nic nie szkodzi. Każdy przecież kiedyś zaczynał. W takiej sytuacji samo CV na stanowisko biurowe może nie wystarczyć, dlatego pisząc list motywacyjny bez doświadczenia, postaraj się pokazać z jak najlepszej strony i udowodnić rekruterowi, że wiele zyska zatrudniając właśnie Ciebie. W swoim liście motywacyjnym możesz odnieść się do wszystkich wyżej opisanych wskazówek. Dodatkowo pamiętaj, żeby:
- bazować na wiedzy i zdobytym wykształceniu;
- wspomnieć o umiejętnościach zdobytych podczas edukacji, a które przydadzą się w pracy biurowej;
- napisz o wszelkich aktywnościach pozaszkolnych – wolontariat, koła nauki itp. Postaraj się znaleźć możliwe do wykorzystania w nowej pracy umiejętności;
- jeśli odbywałeś staż lub praktyki obowiązkowo o tym napisz;
- jeśli pracowałeś dorywczo lub w okresie wakacyjnym, postaraj się znaleźć wykorzystywane tam umiejętności, które przydadzą się również w nowej pracy;
- wykorzystaj młody wiek, chęć nauki i zaangażowanie.
List motywacyjny pracownika biurowego bez doświadczenia — wzór
Poniżej przygotowaliśmy przykładowy wzór listu motywacyjnego dla pracownika biurowego, który jeszcze nie miał możliwości zdobyć odpowiedniego doświadczenia. Pamiętaj, aby tak jak w przypadku osoby z doświadczeniem, zawsze zmodyfikować treść listu motywacyjnego, aby pracodawca nie musiał czytać ciągle tych samych i nużących dokumentów. Warto gotowy dokument zapisać w profesjonalnym formacie PDF.
Darmowy wzór listu motywacyjnego pracownika biurowego bez doświadczenia do pobrania w formacie PDF
………………………………
(miejscowość i data)
……………………………
(imię i nazwisko kandydata)
……………………………
……………………………
(adres korespondencyjny)
……………………………
(numer kontaktowy)
……………………………
(adres e-mail)
………………………………
(imię i nazwisko adresata)
………………………………
(stanowisko adresata)
………………………………
(nazwa firmy)
.……………………………..
….…………………………..
(adres firmy)
Szanowni Państwo,
z ogromną radością aplikuję na stanowisko pracownika biurowego w firmie ……………………… .
Jestem osobą zorganizowaną, ambitną i bardzo pracowitą, dzięki czemu szybko uczę się nowych rzeczy. Jestem absolwentem Wydziału Administracji na Uniwersytecie Warszawskim, w związku z czym otrzymałem doskonałe przygotowanie zawodowe oraz wiedzę do pracy. Potrafię biegle obsługiwać się programami MS Office (w tym również Excel) oraz posiadam podstawową wiedzę z zakresu ………………………………….. , w czym specjalizuje się Państwa firma. Mam nadzieję, że przy niewielkiej pomocy stanę się specjalistą jak większość Państwa pracowników.
Dlaczego uważam, że warto zatrudnić mnie na stanowisku pracownika biurowego w firmie …………………………………. ?
- Jestem samodzielny, punktualny i zdyscyplinowany. Bez większych trudności jestem w stanie zorganizować sobie czas pracy. Umiem obsługiwać sprzęty biurowe, w tym drukarkę czy kserokopiarkę.
- Posługuję się językiem angielskim na poziomie zaawansowanym zarówno w mowie i w piśmie. Dzięki tej umiejętności będę mógł profesjonalnie obsługiwać klientów zagranicznych.
- Odbyłem praktyki studenckie w firmie ………………………….. w wymiarze 80 godzin. Podczas tego okresu nauczyłem się …………………………………………………………………………. .
Bardzo chciałbym mieć możliwość spotkania się z Państwem na rozmowie kwalifikacyjnej. Chętnie odpowiem na wszelkie Państwa pytania związane z moją kandydaturą oraz planami zawodowymi. Byłbym bardzo wdzięczny za jakąkolwiek odpowiedź oraz za uwzględnienie mojej kandydatury.
Z wyrazami szacunku
…………..……………………
(czytelne imię i nazwisko kandydata)
Załączniki:
1. Curriculum vitae
2. Dokument potwierdzający odbycie praktyk studenckich
