Jedną z wizytówek Twojej firmy jest pieczątka firmowa. Jeśli jest odpowiednio, profesjonalnie wykonana, może ona zainteresować przyszłych klientów. Sprawdź, jakie są wymogi dotyczące pieczątki firmowej: co powinna zawierać, czy jest obowiązkowa i w jaki sposób ją wyrobić. Czy konieczne jest złożenie wniosku?
Decydując się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, powinieneś nie tylko rozważyć wszystkie za i przeciw, ale również poznać przepisy warunkujące jej legalność. Mimo że z pewnością zwrócisz najpierw uwagę na dopełnienie wszelkich niezbędnych formalności związanych z odprowadzaniem podatków lub poprawnym zarejestrowaniem firmy, to jednak ważne są również przepisy dotyczące „mniejszych” jednak również ważnych spraw. Jeden z nich dotyczy pieczątki. Czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa? Co powinna zawierać pieczatka służbowa? Podpowiadamy również, jak wyrobić pieczątkę.
Czy firma musi mieć pieczątkę?
Choć pieczątka firmowa przez lata kojarzyła się z prestiżem i profesjonalizmem, polskie prawo nie narzuca jej użycia. Żaden przepis nie wymaga od przedsiębiorców, czy to prowadzących jednoosobową działalność, czy spółkę, posiadania stempla firmowego. Co więcej, ani przepisy administracyjne, ani prawo pracy czy gospodarcze nie wprowadzają obowiązku stosowania pieczątki na dokumentach.
Oznacza to, że urzędy nie mają prawa odrzucić formularza, wniosku czy innego dokumentu tylko dlatego, że nie widnieje na nim pieczęć. Dla właścicieli firm to zaskakująca informacja – brak pieczątki nie wpływa na ważność dokumentów. Mimo że wielu przedsiębiorców wciąż korzysta z pieczątek z przyzwyczajenia, warto wiedzieć, że to bardziej wybór niż konieczność.
Czy warto mieć pieczątkę firmową?
Większość przedsiębiorców posiada swoje pieczątki, z których korzystają m.in. w celu podbicia firmowych dokumentów czy faktur. Co na ten temat mówią przepisy? Pieczątka firmowa – zdaniem większości osób – jest bardzo przydatna. Na wielu dokumentach można spotkać się nawet z zapisem „pieczęć i podpis”, czyli miejscem na pieczątki firmowe. Jednak czy to sprawia, że pieczątka firmowa jest obowiązkowa? Nie. Na próżno szukać przepisu, który nakazywałby przedsiębiorcy posiadanie pieczątki firmowej.
W praktyce sprawa jest jednak bardziej skomplikowanie. Jeśli przedsiębiorca podczas wizyty w urzędzie skarbowym trafi na pracownika, który będzie domagał się podbicia dokumentów, wyjaśnianie, że nie posiada stempla, może być uciążliwe. Może się okazać, że będzie to wymagać pisemnego oświadczenia o braku pieczątki. Co więcej, część instytucji, np. banki czy firmy ubezpieczeniowe, ma własne przepisy, w myśl których pieczątka firmowa jest wymagana i zdarza się, że urzędnicy nie chcą przyjąć danego pisma z uwagi na brak pieczątki. Choć w teorii nie trzeba jej mieć, łatwiej jest zatem wyrobić stempel, który ułatwi wiele spraw. Posiadanie pieczątki firmowej pozwoli Ci również zaoszczędzić czas – nie będziesz musiał ręcznie uzupełniać danych firmy.
Pieczątka firmowa: korzyści z posiadania
Szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę, że istnieją regulacje prawne nakazujące określonych danych w obrocie gospodarczym, takich jak między innymi Numer Identyfikacji Podatkowej firmy, nawet w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Zamiast za każdym razem wpisywać ręcznie tych informacji, możesz posłużyć się pieczątką firmową.
Dodatkowo posiadanie pieczątek firmowych ma znaczny wpływ na profesjonalny wizerunek firmy. Jest to niezwykle ważny akcent. Istnieje spore prawdopodobieństwo, że firmy, które nie posiadają pieczątek firmowych, mogą zostać odebrane, jako „niepoważne” i 'nieprofesjonalne”.
Rodzaje pieczątek
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na wybór własnego stempla, może wybrać spośród różnych rodzajów. Wszystko zależy od jego potrzeb. Jakie rodzaje pieczątek spotykamy na rynku? Najpopularniejsze z nich to:
- pieczęcie polimerowe – tworzy się je, grawerując zawartość w odbiciu lustrzanym w przeznaczonej do tego gumie, a następnie przykleja do obrotowego elementu stempla,
- pieczęcie pre-ink – stworzone przez naświetlenie płytki w urządzeniu błyskowym; ich wykonanie trwa kilka minut i jest ekologiczne, lecz nie ma możliwości wymiany płytki.
Ze względu na niższe koszty wykonania oraz możliwość wymiany płytki w razie jej zniszczenia czy zmiany danych szczególnie popularne są pieczątki polimerowe.
Co na pieczątce firmowej?
Zawartość stempla powinna być zgodna z wymogami Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (również w przypadku gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą). Co to oznacza dla przedsiębiorcy – co powinno być na pieczątce firmowej? Powinny się na niej znaleźć następujące dane (podstawowe dane):
- nazwa firmy — często to po prostu imię i nazwisko właściciela,
- adres siedziby firmy (ten sam, który znajduje się we wnioskach rejestracyjnych Twojego przedsiębiorstwa),
- numer BDO,
- NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej.
Co powinna zawierać pieczątka firmowa?
Jakie dane na pieczątce firmy powinieneś zamieścić, jeśli jest to stempel spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Wówczas możesz dodać numer KRS i informacje dotyczące kapitału zakładowego, czyli te dane, które powinny znaleźć się na zamówieniach handlowych oraz pismach.
Natomiast pieczątka firmowa spółek prawa handlowego powinny zawierać:
- nazwę firmy
- formę prawną (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne)
- adres siedziby firmy
- wysokość kapitału zakładowego
- identyfikator podatkowy NIP
- numer KRS
- numer BDO
- oznaczenie sądu rejonowego
Wielu przedsiębiorców podaje dodatkowe informacje na pieczęci firmowej, tak aby spełniała ona również funkcję reklamową: adres swojej strony internetowej, adres mailowy firmy oraz numer telefonu. Możesz dodać także logo firmy albo główne hasło reklamowe. Wówczas stempel staje się także swego rodzaju wizytówką.
Praca w Gdyni już na Ciebie czeka – sprawdź na GoWork.pl!
Jednoosobowa działalność gospodarcza a pieczątka firmowa
Tak naprawdę pieczątka firmy jednoosobowej nie różni się zbytnio od innych pieczątek firmowych. Przedsiębiorca, który decyduje się na posiadanie własnego stempla, powinien uwzględnić na nim najważniejsze informacje. W przypadku pieczątki firmowej jednoosobowej działalności gospodarczej warto zadbać o to, by pojawiły się na niej wspomniane już nazwa firmy, jej NIP oraz adres siedziby. Kiedyś poza Numerem Identyfikacji Podatkowej używano również numeru REGON, jednak teraz zaleca się wyłącznie NIP. Chcąc wykorzystać informacje na pieczęci firmowej w celu promocji swojej działalności, dodaj dane kontaktowe i/lub adres strony internetowej firmy oraz jej logo.
Pieczątka firmowa: wymogi
Ze względu na fakt, że przepisy nie nakazują posiadania stempla firmowego, nie istnieje żaden zapis o wymogach, które musi spełnić. Warto mieć jednak na uwadze ogólne, niepisane zasady dotyczące pieczątki firmowej:
- z czerwonego tuszu korzystają urzędy, zatem wybierz inny kolor, np. niebieski, czarny, zielony (można także zdecydować się na różnokolorowy stempel),
- zadbaj o to, by pieczątka Twojej firmy była czytelna,
- nie zapomnij o podaniu najważniejszych danych na pieczątce działalności gospodarczej.
Posiadanie czytelnego, estetycznego stempla może przynieść sporo korzyści. Pamiętaj, by wyglądał on profesjonalnie, gdyż będziesz go używać m.in. w bankach oraz urzędach.
Ile kosztuje wyrobienie pieczątki?
Warto wziąć pod uwagę fakt, że cena pieczątki będzie różniła się w zależności od jej rodzaju, rozmiaru, miejsca, w którym została wykonana, materiałów czy wreszcie wyglądu obudowy i materiałów użytych do produkcji. Można orientacyjnie oszacować, ile kosztuje pieczątka. Na jaki wydatek powinieneś się przygotować?
Jeżeli zdecydujesz się na mały stempel samotuszujący, będzie to koszt rzędu co najmniej 25 zł, a pieczątki imienne czy też plastikowe – od 35 do 60 zł. Cena średniej wielkości pieczątki to od 36 do ponad 60 zł. Jeszcze droższe są dużych rozmiarów stemple: mogą one kosztować od 70 do 160 zł.
Najwięcej zapłacisz jednak za pieczątkę bardzo dużą lub tabelaryczną – od 200 do ponad 300 złotych. Podobnie kształtują się ceny długopisów z pieczątkami.
Zobacz także, jak wygląda procedura zakładania działalności gospodarczej.
Gdzie wyrobić pieczątkę firmową?
Popularność stempli sprawia, że możesz wyrobić je niemal wszędzie. Możliwe jest zatem udanie się do drukarni, specjalnego punktu czy zamówienie pieczątki przez internet. Tego rodzaju usługi często świadczone są również w punktach dorabiania kluczy. Od Ciebie zależy, do którego z tych miejsc zgłosisz się w celu wyrobienia pieczątki firmowej.
Czy trzeba składać wniosek o wyrobienie pieczątki firmowej?
Jak wcześniej wspomnieliśmy – pieczątka firmowa nie jest wymagana. Przedsiębiorca może się na nią zdecydować, lecz nie ma takiego obowiązku. Nie trzeba zatem składać wniosku o wyrobienie pieczątki firmowej. Wystarczy zgłosić się do punktu oferującego tworzenie stempli. Pamiętaj jednak, by zweryfikować podawane przez siebie dane – na pieczątce nie powinno być żadnych błędów czy literówek.
Istnieje szereg korzyści, które niesie za sobą wyrobienie pieczątki firmowej. Dokumenty, które zawierają stempel, mogą zostać już tylko podpisane przez przedsiębiorcę, który nie będzie musiał ręcznie wpisywać pozostałych danych, np. numeru NIP czy adresu siedziby firmy. Choć nie jest on obowiązkowy, warto jest rozważyć posiadanie firmowego stempla.