Faktury elektroniczne bardzo dobrze odnalazły się na polskim rynku. Coraz więcej osób przekonuje się do wystawiania dokumentów w formie elektronicznej. Ale wciąż mamy pewną sceptyczną grupę, która trzyma się od e-faktury z daleka. Jedną z przyczyn takich uprzedzeń jest fakt, że do poszczególnych faktur mają dostęp administratorzy systemów informatycznych. Hackerzy wykradają codziennie mnóstwo danych, a wśród nich mogłaby znaleźć cała dokumentacja Twojej firmy – faktury korygujące, faktury ustrukturyzowane itd. Nikt nie chciałby, żeby sumy wartości sprzedaży netto były dostępne na wyciągnięcie ręki. Ale Ministerstwo Finansów ma dla Ciebie i dla każdego przedsiębiorcy, który wystawia faktury w formie papierowej, świetną propozycję. W tym poradniku dowiesz się, co jest KSeF i jak działa system e-Faktur KSeF. Ponadto poznasz zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które zauważysz bezpośrednio w portfelu. Zapraszamy!
Spis treści
Co to jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?
Kojarzysz systemy do wystawiania faktur? Ten krajowy, opracowany przez Ministerstwo Finansów działa niemal identycznie. To system informatyczny, za którego pośrednictwem możesz wystawiać faktury dla klientów lub nabywcy towarów oraz udostępniać dokumentację odpowiednim osobom. Po wystawieniu faktury w formie elektronicznej otrzymasz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Adresat e-faktury dotrzyma do niej dostęp, kiedy wpisze w wyszukiwarkę dane dotyczące faktury. Ewentualnie może uwierzytelnić się w systemie. Pierwsza opcja jest nieco bardziej prywatna i anonimowa. Wykorzystanie drugiej sprawia, że dosłownie wszystko, co związane z transakcją, widnieje w krajowym systemie. Adresat może dowolnie wybrać metodę odbioru e-faktur. Jednak zanim zaczniesz przesyłać klientom faktury elektronicznie, musisz zadbać o kwestie formalne.
Tak jak w przypadku innych dokumentów elektronicznych, odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur wystawionych w ten sposób. Nie musisz jednak konsultować sprawy z prawnikiem, czy jakimkolwiek specjalistą. W obszarze zgody na odbiór e-faktur przez KSeF wystarczy nawet mail lub inna forma umożliwiająca udokumentowanie wyrażonej zgody. Tak, żebyś w razie kontroli mógł wykazać organom, że każdy z klientów zgodził się na taką formę przesyłania faktur. Nawet jeśli klient mówi Ci przez telefon lub osobiście, że możesz wysyłać faktury przez KSeF, to wciąż jesteś zobowiązany do posiadania zgód. Rozmowy nie przedstawisz jako dokumentacji. Dlatego zadbaj o kwestie formalne w należyty sposób i uzyskaj zgodę mailową lub listowną.
Ministerstwo Finansów rozważając kwestie – dla kogo KSeF powinien być maksymalnie przydatny – wybrało właścicieli firm. Kiedy już uporasz się z formalnościami, możesz cieszyć się korzyściami z obecności w Krajowym System e-Faktur.
Wykorzystuj do wystawiania faktur elektronicznych, a uzyskasz szereg korzyści – Co konkretnie?
Grube teczki wypchane dokumentacją to obowiązkowy element każdej firmy, w której nie są wykorzystywane e-faktury. Dlatego na początek jedna z zalet każdego systemu księgowego. Już nie musisz pilnować swoich teczek oraz martwić się o miejsce ich przechowywania. Krajowy System e-Faktur zrobi to za Ciebie. W każdej chwili z pozycji panelu administracyjnego będziesz miał dostęp do swoich faktur. Bez szukania papierów w teczkach. Wpisujesz informacje związane z fakturą, które kojarzysz i gotowe – masz na ekranie daną fakturę. KSeF przejmuje na siebie również kwestię archiwizacji. Dzięki temu przyspieszysz prace związane z formalnościami.
Kolejną zaletę zauważysz bezpośrednio w portfelu. Jako standardowa firma, wykorzystująca papierowe faktury, czekasz na zwrot podatku aż 60 dni. Niemal 2 miesiące oczekiwania na pieniądze, które zawsze się przydadzą – czy to na rozwój firmy, czy inne rzeczy. Ministerstwo Finansów postanowiło skrócić czas czekania na zwrot dla osób wykorzystujących KSeF. Firmy, w których rządzi e-faktura, czekają na zwrot 40 dni. Dzięki takiej zmianie szybciej pozyskasz pieniądze do swojej dyspozycji i szybciej zrealizujesz zaplanowane cele.
Ponadto system jest wyjątkowo zautomatyzowany. To ułatwia codzienne panowanie nad dokumentacją oraz przyspiesza pracę. Sprawdźmy, jak to działa w rzeczywistości.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych i korekt jeszcze nigdy nie było tak proste, czyli e-Faktura w praktyce
Żeby wystawić fakturę z pomocą KSeF będziesz potrzebował danych, a konkretniej datę wystawienia, kolejny numer identyfikacyjny, kwotę należności ogółem itd. Cała procedura wygląda dokładnie tak samo, jak przy wystawianiu papierowej faktury. Z tym że przy wystawianiu papierowej faktury nie możesz liczyć na pomoc zautomatyzowanych systemów. To one czuwają nad poprawnością wpisywanych przez Ciebie danych oraz dadzą Ci znać, kiedy coś wzbudzi ich podejrzenie. Dzięki temu od razu zmienisz dane i nie będziesz robił sobie dodatkowej papierkowej roboty.
Elektroniczne faktury niebawem staną się codziennością – Przygotuj swoją firmę!
Przejście na e-faktury i korzystanie z KSeF będzie obowiązkiem każdej firmy będącej czynnym podatnikiem VAT od 1 lipca 2024 roku. Natomiast podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą mieli obowiązek przejścia z dokumentacją do KSeF od 1 stycznia 2025 roku. W tym artykule poznałeś charakterystykę tego systemu oraz zalety, które czekają na Ciebie, jeśli już teraz przeniesiesz tam swoją dokumentację. Masz zestaw informacji umożliwiających Ci podjęcie decyzji – czy warto przejść do KSeF już teraz? Wybór należy do Ciebie.
Artykuł sponsorowany
