Niedawno pokazaliśmy Ci, jak przygotować imponujący welcome pack dla nowych pracowników. Tym razem opowiemy więcej o najważniejszym elemencie wchodzących w skład zestawu powitalnego. Jest nim welcome book.
Welcome book – co to jest?
Welcome book to kompendium wiedzy na temat organizacji oraz jej sposobu funkcjonowania. Podręcznik ten stanowi „instrukcję obsługi” firmy – zaprojektowany jest w taki sposób, by maksymalnie ułatwić nowej osobie odnalezienie się w strukturze organizacji.
Kompleksowy welcome book łączy w sobie zarówno aspekty teoretyczne, historyczne, jak i czysto praktyczne. Często występuje w jednej wersji – wówczas każda zatrudniona otrzymuje taką samą. Warto jednak przygotować osobny wariant lub dołączyć suplement dedykowany konkretnemu działowi lub stanowisku. Szczególnie, jeśli specyfika pracy poszczególnych jednostek znacząco się różni. Miej na uwadze fakt, że welcome book nie jest jedynie narzędziem employer brandingowym – przede wszystkim jest to wartość dla nowego pracownika. Z tego powodu projektowany powinien być w oparciu o potrzeby odbiorcy, które można zdefiniować na przykład przy pomocy metody design thinking.
Co powinno się znaleźć wewnątrz welcome booka?
Do projektowania welcome booka można podejść na wiele różnych sposobów. Wszystko zależy od:
- Osobowości marki
- Procedur onboardingowych
- Stopnia sformalizowania procedur i komunikacji
- Potrzeb nowych pracowników
- Specyfiki branży, stanowiska, profilu psychologicznego przyjmowanych kandydatów (np. białe kołnierzyki mogą mieć inne potrzeby, niż niebieskie kołnierzyki)
- Strategii employer brandingowej
Welcome book może przyjmować różne formy:
- Minimalistyczna, atrakcyjna wizualnie broszura – pigułka wiedzy o organizacji (np. zobrazowanie misji, wizji i wartości)
- Kompleksowa baza wiedzy
- Instrukcja obsługi organizacji, miejsca pracy, stanowiska, urządzeń, procedur itp. (inspirowana prawdziwymi instrukcjami, np. jak złożyć szafę?)
- Zbiór dobrych rad od pracowników firmy
- Objaśnienie krok po kroku procesu onboardingu – szczególnie, jeśli trwa przez dłuższy okres (np. rok)
Kiedy zdecydujesz się na ogólną charakterystykę projektowanego welcome booka, zastanów się, jaka wiedza byłaby przydatna z punktu widzenia pracownika wchodzącego w struktury organizacji. Zapytaj o to pracowników z Twojej firmy – możesz posłużyć się anonimowymi ankietami. Korzystaj także z pytań, które zadają na początku współpracy.
Dla ułatwienia, przedstawiamy kilka elementów, które często pojawiają się w welcome bookach:
- Informacje o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień (jeżeli welcome book jest wysyłany podczas preboardingu)
- Przedstawienie i objaśnienie kolejnych etapów onboardingu
- Prezentacja struktury organizacji, działów, zespołów
- Godziny i miejsce pracy, opis miejsca pracy z mapką
- Ścieżki awansu, cele rozwojowe pracowników
- W jaki sposób pracownicy są rozliczani z efektów pracy
- Benefity, systemy premiowe
- Możliwości rozwoju, szkolenia
- Programy poleceń pracowniczych, rekrutacje wewnętrzne
- Historia organizacji – od założenia do dnia dzisiejszego
- Misja, wizja, wartości
- Kulisy powstania firmy
- Cele rozwojowe organizacji
- Najczęściej zadawane pytania
- Wywiady z pracownikami lub kadrą zarządzającą
- Do kogo zwrócić się po wsparcie (szczególnie, jeśli welcome book jest personalizowany)
- Słowa otuchy na dobry początek
Przygotowanie wizualnej oprawy welcome booka najlepiej zlecić profesjonalnemu grafikowi – obok aspektu merytorycznego, kluczowa jest także atrakcyjność prezentowanych treści. Design powinien odpowiadać charakterowi organizacji – w końcu to jej wizytówka. Rozważ także dodanie zdjęć z życia firmy – biuro, pracownicy, imprezy integracyjne (oczywiście za zgodą osób uwiecznionych na fotografiach).
Na koniec załączamy fragment przykładowego welcome booka, przygotowanego przez studenta z Rhode Island School of Design. Sean Lean zaprojektował ten dokument dla firmy Figmints. Więcej zdjęć znajduje się w jego portfolio na stronie Behance.net.
Dlaczego Welcome Book jest kluczowy dla onboardingu nowych pracowników?
Welcome Book, czyli przewodnik powitalny, pełni kluczową rolę w procesie onboardingu nowych pracowników. To narzędzie, które nie tylko wprowadza nowozatrudnionych w struktury firmy, ale także pomaga im lepiej zrozumieć jej kulturę, wartości i zasady funkcjonowania. Dzięki dobrze przygotowanemu Welcome Book, nowy pracownik może szybciej zaadaptować się do nowych obowiązków, co zwiększa jego produktywność od samego początku. Przewodnik ten może zawierać informacje na temat hierarchii firmy, kluczowych kontaktów, zasad dotyczących korzystania z narzędzi i systemów wewnętrznych oraz szczegóły na temat polityki firmowej. Personalizacja Welcome Book dla każdego pracownika to dodatkowy sposób na okazanie, że firma dba o swojego pracownika już od pierwszego dnia.
Jakie informacje powinny znaleźć się w Welcome Book?
Przygotowanie dobrego Welcome Book wymaga uwzględnienia wielu elementów, które pomogą nowym pracownikom poczuć się komfortowo w nowym środowisku. Przewodnik ten powinien zawierać informacje o misji i wizji firmy, przedstawienie najważniejszych osób w firmie, a także szczegóły dotyczące struktury organizacyjnej. Ważne jest także, aby zawrzeć praktyczne wskazówki dotyczące pracy, takie jak godziny pracy, polityka dotycząca urlopów czy korzystania z narzędzi IT. Warto również dodać sekcję dotyczącą zasad współpracy w zespole, aby nowi pracownicy wiedzieli, jakie standardy komunikacji i współpracy obowiązują w firmie. Wszystko to sprawi, że proces adaptacji będzie szybszy i bardziej efektywny.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_22829651_fa%C5%82szywy-s%C5%82ownik-s%C5%82ownikowej-definicji-s%C5%82owa-witaj.html
