Praca w biurze wymaga odpowiednich umiejętności, kwalifikacji, jak i cech osobowości. Choć dotyczy ona zwykle prostych zajęć, w rzeczywistości zadania na tym stanowisku okazać się mogą sporym wyzwaniem dla osób, które nie są dobrze zorganizowane. Sprawdź najważniejsze kwalifikacje zawodowe pracownika biurowego oraz dowiedz się, ile możesz zarobić.

Pracownik biurowy

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_142844949_selektywne-skupienie-si%C4%99-na-okularach-i-uk%C5%82adach-projektu-ux-w-pobli%C5%BCu-projektanta-pracuj%C4%85cego-przy.html

Pracownik biurowy kojarzy się głównie z pracą przy komputerze wśród stosu dokumentów. Zwykle tak to właśnie wygląda, dlatego, aby dobrze spełniać swoje obowiązki, kandydat na takie stanowisko musi być doskonale zorganizowany, a przy tym mieć opanowaną znajomość języka obcego. Na czym polega taka praca? Co powinien umieć pracownik biurowy? Jakie musi mieć cechy i kompetencje?

Pracownik biurowy – opis zawodu

Pracownik biurowy to bardzo ogólny opis osoby, która jest odpowiedzialna za kwestie związane z dokumentami, czy obsługą całego działu administracji biurowej. Zapotrzebowanie na takiego pracownika ma praktycznie każde przedsiębiorstwo – od małych mikrobiznesów, po duże i rozbudowane korporacje.

W związku z szerokimi perspektywami zawodowymi jest wiele chętnych, którzy chcą się podjąć takiego zajęcia. Biorąc pod uwagę dość duży zakres obowiązków pracownika biurowego, nie jest to jednak praca tak łatwa, jak się wydaje. Potrzebne są tu różne kompetencje i umiejętności, aby sprawnie zarządzać sprawami biurowymi, a w końcu tego właśnie oczekują pracodawcy.

Wbrew pozorom zadania zawodowe pracownika biurowego są bardzo różne. Mogą one dotyczyć prostych spraw związanych z obiegiem dokumentów, ale też bardziej specjalistycznych obowiązków. Dotyczy to przykładowo stanowiska takiego jak pracownik działu ds projektów UE, który musi dysponować odpowiednią wiedzą i konkretnymi umiejętnościami.

Obowiązki pracownika biurowego

Pracownik biurowy to najczęściej osoba, która zajmuje się przykładowo:

1) obrotem dokumentów;

2) koordynacją biura;

3) sporządzaniem pism;

4) kontaktem z klientami;

5) opracowywaniem raportów, sprawozdań, zestawień;

6) protokołowaniem posiedzeń i spotkań biznesowych;

7) zaopatrywaniem pracowników w narzędzia niezbędne do ich pracy;

8) archiwizowaniem dokumentów.

Obowiązki różnią się jednak od konkretnego stanowiska – najłatwiej sprawdzić je w ogłoszeniu o pracę.

Sprawdź również:

Predyspozycje pracownika biurowego

Jeśli chodzi o predyspozycje zdrowotne pracownika biurowego, niezbędne będą dobry wzrok i słuch, zręczne ręce i palce, a także ogólna koordynacja wzrokowo-słuchowa. Do pracy na tym stanowisku przeciwwskazaniem mogą być wszelkie dysfunkcje ograniczające możliwość swobodnego porozumiewania się (np. schorzenia strun głosowych, poważne wady wymowy), dysfunkcje wzroku, które nie mogą być skorygowane okularami lub soczewkami kontaktowymi, dysfunkcje słuchu, które nie mogą być skorygowane aparatem słuchowym, znaczna niepełnosprawność intelektualna czy choroby psychiczne uniemożliwiające pracę z ludźmi.

Warto jednak podkreślić, że powyższe przeciwwskazania nie mają charakteru bezwzględnego. Wszystko zależy od indywidualnego przypadku, decyzji lekarza medycyny pracy, a także przystosowania stanowiska pracy i specyfiki jego miejsca. Osoby, które posiadają orzeczenie o niepełnosprawności, są często zatrudniane w charakterze pracowników biurowych.

Cechy dobrego pracownika biurowego

Stanowisko pracownika biurowego najczęściej obejmują osoby odpowiedzialne, zdyscyplinowane, chętnie współpracujące z innymi pracownikami oraz komunikatywne. Jakie cechy są oczekiwane od kandydatów do pracy biurowej?

Wymagania pracodawców to m.in. wysoka kultura osobista, kreatywność, otwartość oraz dobra organizacja pracy. Pracownicy biurowi powinni być również odporni na stres, sumienni i dokładni oraz posiadać zdolność szybkiego uczenia się.

Kompetencje miękkie pracownika biurowego

Praca z komputerem i dokumentami wymaga szeregu umiejętności zaliczanych do kompetencji miękkich. Jest to przede wszystkim:

1) doskonała organizacja czasu,

2) umiejętność rozwiązywania problemów,

3) zdolność analitycznego myślenia,

4) wysoka kultura osobista,

5) skrupulatność,

6) komunikatywność.

Umiejętności pracownika biurowego

Kandydaci posiadające wyżej wymienione cechy nie są w stanie przyciągnąć zainteresowania pracodawcy. Idealna osoba na takim stanowisku musi opanować też szereg twardych kompetencji, które umożliwiają efektywne wykonywanie różnych obowiązków. Dobry pracownik biurowy musi wyróżniać się umiejętnościami takimi jak:

1) doskonała umiejętność obsługi komputera;

2) dobra znajomość pakietu MS Office;

3) obsługa urządzeń biurowych typu kserokopiarka, niszczarka, projektor;

4) sprawne posługiwanie się programami komputerowymi np. do wystawiania faktur, księgowymi;

5) znajomość języków obcych – szczególnie pożądana przez pracodawców jest znajomość języka angielskiego.

Zobacz też: Jak napisać CV?

CV pracownika biurowego

Na stanowisku pracownika biurowego niezbędne są umiejętności typu obsługa urządzeń oraz programów komputerowych, a także znajomość języków obcych, dlatego te kompetencje powinny koniecznie pojawić się w CV pracownika biurowego. Na tym stanowisku ważne są nie tylko umiejętności twarde, ale również miękkie, jak komunikatywność, dokładność czy kultura osobista.

Oprócz wyżej wymienionych elementów dla potencjalnego pracodawcy zwykle liczy się zdobyte doświadczenie. Warto wypisać różne sytuacje i formy zatrudnienia, które potwierdzają uzyskanie określonych w CV kompetencji. Można wskazać przykładowo pracę w biurze fundacji w formie wolontariatu, co świadczyć będzie o wiedzy kandydata na temat prowadzenia spraw biurowych. Jeśli znajdziesz interesującą ofertę, aplikuj szybko, jednak dostosuj treść dokumentów (CV i listu motywacyjnego) do wymagań publikowanych ofert pracy.

Może Cię zainteresować również:

Pracownik biurowy - obowiązki i kwalifikacje

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_41925528_dokumenty-i-foldery-sk%C5%82adaj%C4%85-si%C4%99-z-wielobarwnego-plastikowego-grzbietu-niebieskiego-%C5%BC%C3%B3%C5%82tego.html

Jakie są warunki zatrudnienia pracownika biurowego?

Pracownik biurowy może się spotkać z różnymi ofertami pracy. Często oferowana mu jest umowa o pracę. Obowiązki niekiedy muszą być wykonywane na miejscu, dlatego standardem jest tu praca stacjonarna. W zawodzie pracownika biurowego zdarzają się również przypadki, kiedy firmy potrzebują pracownika do dorywczego wsparcia. Ze względu na duże koszty dla pracodawcy jest to rozwiązanie coraz popularniejsze. Wystarczy spojrzeć na najnowsze ogłoszenia, które publikowane były 21 listopada 2024 roku. Nie brakuje w nich propozycji dla tymczasowych pracowników. Wtedy proponowana jest zwykle umowa zlecenie.

W zależności od firmy w tym zawodzie dostępne są różne formy – praca zdalna, praca stacjonarna, praca hybrydowa. Wynika to z faktu, że specjalista ds. biurowych część swoich obowiązków nie musi wykonywać z biura.

Wynagrodzenie pracownika biurowego

Jak wiadomo, w biurze mogą tutaj osoby o różnych zawodach. Nietrudno się domyślić, że zróżnicowane będą także ich pensje. Wynagrodzenie w biurach zależne jest jednak nie tylko od konkretnie zajmowanego stanowiska, ale też od stażu pracy, doświadczenia, umiejętności, wielkości i kapitału firmy, a nawet miejsca zatrudnienia. Kompetencje, jakimi dysponuje pracownik administracyjno-biurowy odgrywają zatem ważną rolę przy ustalaniu wysokości pensji.

Średnie zarobki pracownika biurowego

Teoretycznie w wielu firmach pracownik biurowy otrzymuje wynagrodzenie na poziomie minimalnej krajowej. Tak naprawdę jednak ostateczna kwota może być znacznie większa, szczególnie w przypadku pracy biurowej w większej, zagranicznej korporacji.

Jak wskazuje Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń, średnia pensja na stanowisku pracownika administracyjno-biurowego wynosi 5 030 zł. Z kolei najbardziej doświadczeni mogą liczyć nawet na wynagrodzenie powyżej 7 000 zł brutto mies.

A ile zarabia pracownik biurowy, który jest tylko dorywczym wsparciem dla firmy? Stawki są różne. Może być to 500 zł brutto mies, a czasami też 800 zł brutto mies w zależności od liczby wykonywanych zadań.

Jak zdobyć doświadczenie na stanowisku pracownika biurowego?

Wielu pracodawców wymaga doświadczenia w pracy biurowej, jednak jak je zdobyć na początku kariery zawodowej? Warto się przygotować, a więc dobrze opanować obsługę potrzebnych programów komputerowych, czy uzyskać certyfikat świadczący o znajomości języków obcych.

Samo doświadczenie można zdobyć, wysyłając zapytanie do konkretnej firmy o ofertę praktyk w tym zakresie. Można też podjąć się wolontariatu w różnych fundacjach, które pozwolą uzyskać wiedzę na temat funkcjonowania biura. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie ze staży, które organizowane są w ramach wsparcia urzędów pracy. Bezrobotny może nabyć wiele praktycznych umiejętności, a przy tym otrzymuje określone wynagrodzenie.

Jak zostać pracownikiem biurowym? Kursy i szkolenia

Szkolenia i kursy mogą być skuteczną drogą do podjęcia pracy biurowej, zwłaszcza jeśli są odpowiednio dobrane i skoncentrowane na praktycznych umiejętnościach. Przyszli pracownicy administracyjni mają do wyboru różnorodne programy, które obejmują zagadnienia takie jak zasady etykiety w biurze, prowadzenie oficjalnej korespondencji, techniki rozmów telefonicznych czy organizacja pracy w sekretariacie. Dzięki tym kursom można zdobyć podstawową wiedzę niezbędną do pracy zarówno w małych firmach, jak i większych korporacjach czy urzędach.

Warto również rozważyć kierunki studiów, takie jak administracja, zarządzanie, psychologia biznesu czy ekonomia, które dostarczają szerszej wiedzy teoretycznej, a często również praktycznej. Coraz więcej kursów jest dostępnych w formie online, co pozwala na elastyczne zdobywanie umiejętności przydatnych w codziennej pracy biurowej. Uczestnictwo w takich szkoleniach może być potwierdzone certyfikatami lub zaświadczeniami MEN, które stanowią dodatkowy atut podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Pracownik biurowy – czy warto nim być?

Praca biurowa będzie odpowiednią propozycją dla osób dobrze zorganizowanych, które są terminowe i sprawnie radzą sobie z obiegiem dokumentów. W innym przypadku kandydat będzie się męczył. Na takim stanowisku jest sporo zadań, które wydają się łatwe, a tak naprawdę wymagają wiedzy związanej z tworzeniem pism, czy prowadzeniem rozmowy w języku obcym.

Pracownik biurowy jest ważną postacią w każdej firmie. Właśnie dlatego pracodawcy nie boją się tu oferować umowy o pracę, czy wyższego wynagrodzenia. Z drugiej strony nadmiar obowiązków i szeroki zakres zadań może przytłaczać. Choć coraz częściej pracownicy starają się utrzymać work-life balance, w przypadku niewykonania pewnych rzeczy w biurze, czasami są one przenoszone do domu. To już może grozić przemęczeniem, a nawet wypaleniem zawodowym.

To, czy warto podjąć się takiego zajęcia, zależy od indywidualnej oceny. Nieco zniechęcać może fakt, że na takie stanowisko aplikuje bardzo wielu chętnych. Aby uzyskać dobrą pracę, trzeba więc wyróżnić się spośród konkurencji, być wytrwałym, a jednocześnie stale inwestować w swój rozwój osobisty i zawodowy.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_77227858_przepracowana-bizneswoman-zostaje-w-biurze-do-p%C3%B3%C5%BAna-do-pracy.html

Oceń artykuł
3/5 (2)