Pisanie maila, zwłaszcza o charakterze oficjalnym, wymaga znajomości odpowiednich zasad i zwrotów grzecznościowych. To, jak zakończysz wiadomość e-mail, może znacząco wpłynąć na odbiór Twojej wiadomości. W tym artykule podpowiadamy, jak zakończyć maila w sposób profesjonalny, dopasowany do sytuacji i odbiorcy. Dowiesz się również, jakie zwroty grzecznościowe stosować, aby Twoja korespondencja była zgodna z zasadami pisania maila oraz etykietą biznesową.
Jakie zwroty grzecznościowe stosować na końcu wiadomości e-mail?
Zakończenie e-maila jest kluczowym elementem każdej wiadomości. W oficjalnej korespondencji dobrze jest stosować zwroty grzecznościowe, które podkreślają szacunek wobec odbiorcy. Przykładowe zakończenia to:
z poważaniem – odpowiednie w formalnym mailu, np. w listach motywacyjnych lub korespondencji urzędowej;
z wyrazami szacunku – używane, gdy chcesz podkreślić szczególny szacunek wobec adresata;
serdeczne pozdrowienia – stosowane w sytuacjach mniej formalnych, ale nadal grzecznych.
Ważne, aby dostosować zakończenie do tonu i celu maila. Oficjalne maile wymagają większej formalności niż wiadomości e mail do kolegów z pracy czy partnerów biznesowych.
Zasady pisania maila: klucz do profesjonalnej korespondencji
Podczas pisania maila warto pamiętać o kilku zasadach:
zachowanie spójności – jeśli rozpoczynasz wiadomość od zwrotu „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”, zakończ ją formalnym zwrotem, takim jak „Z poważaniem”;
unikanie skrótów – w wiadomościach oficjalnych lepiej unikać skrótów typu „Pozdr.” czy „Witam serdecznie”, które mogą zostać odebrane jako nieprofesjonalne;
dbałość o szczegóły – po zwrocie grzecznościowym na końcu wiadomości nie stawiamy przecinka ani kropki, przykładowo:
„Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski”
Te zasady pisania maila pomogą Ci zachować profesjonalizm i uniknąć faux pas.
Jak zakończyć maila formalnego? Przykłady
Mail oficjalny wymaga większej uwagi niż korespondencja prywatna. Poniżej kilka przykładów, jak zakończyć maila w różnych sytuacjach:
w mailu do wykładowcy:
„Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski”w wiadomości biznesowej:
„Z poważaniem
Anna Nowak”w korespondencji wewnętrznej w firmie:
„Pozdrawiam serdecznie
Krzysztof Malinowski”
Każdy formalny mail powinien być zakończony zgodnie z kontekstem i relacją z odbiorcą. W korespondencji oficjalnej, np. do profesora, warto zastosować zwrot „Szanowny Panie Profesorze” na początku i zakończyć wiadomość odpowiednio formalnie.
Czy zwrot „pozdrawiam serdecznie” jest odpowiednie na końcu wiadomości?
Zwrot „pozdrawiam serdecznie” jest bardziej uniwersalny niż „z poważaniem” i może być stosowany w wiadomościach półoficjalnych lub mniej formalnych. Przykładowo:
w mailach do partnerów biznesowych, z którymi masz już nawiązane relacje,
w odpowiedziach na zapytania ofertowe, gdy ton korespondencji nie wymaga nadmiernej formalności.
Warto jednak pamiętać, że w formalnym mailu lepiej użyć zwrotu „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Z punktu widzenia etykiety biznesowej takie zakończenie jest bardziej profesjonalne. Jeśli jednak wysyłasz e-mail do koleżanki z pracy, czyli w korespondencji nieoficjalnej, możesz użyć zwrotu „pozdrawiam serdecznie”.
Dlaczego zakończenie e-maila ma znaczenie?
Zakończenie oficjalnego maila to moment, w którym możesz podkreślić swoje intencje i pozostawić dobre wrażenie. Profesjonalnego podpisu warto używać w każdej wiadomości, szczególnie w korespondencji biznesowej. Oto, dlaczego zakończenie ma znaczenie:
Buduje wizerunek – Oficjalne maile powinny być zakończone elegancko, aby podkreślić Twój profesjonalizm.
Zachęca do odpowiedzi – Zwrot „Czekam na Twoją odpowiedź” lub „Proszę o kontakt w dogodnym terminie” może uprzejmie zachęcić odbiorcę do reakcji.
Okazuje szacunek – Grzeczne zakończenie, np. „Z wyrazami szacunku”, zawsze pozytywnie wpływa na odbiór wiadomości.
Jak napisać maila oficjalnego krok po kroku
Zastanawiasz się, jak pisać oficjalne maile krok po kroku? Pisanie e-maili formalnych nie jest trudne, jeśli trzymasz się kilku zasad:
Rozpocznij od odpowiedniego powitania, np. „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”.
Przedstaw jasno cel wiadomości e mail.
Zakończ wiadomość grzecznym zwrotem, takim jak „Z poważaniem”.
Dodaj profesjonalny podpis, zawierający Twoje imię, nazwisko i stanowisko.
Piszesz wiadomość do urzędu lub rekrutera? Upewnij się, że Twój mail oficjalny jest spójny i pozbawiony błędów.
Pisanie maila to nie tylko sztuka przekazywania informacji, ale także budowania relacji i dbania o wizerunek. Warto pamiętać, że zakończenie e maila powinno być dopasowane do sytuacji i odbiorcy. Oficjalne maile wymagają większej formalności, dlatego zwroty takie jak „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku” są najbezpieczniejszym wyborem.
Pamiętaj, że nawet drobne detale, takie jak sposób zakończenia, mogą wpływać na to, jak Twoja wiadomość e mail zostanie odebrana. Staranność w korespondencji to klucz do sukcesu w relacjach biznesowych i osobistych.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_85550955_cz%C5%82owiek-pisz%C4%85cy-e-mail-na-przezroczystym-ekranie.html
