Zwolnienie pracownika to jeden z najtrudniejszych momentów w zarządzaniu ludźmi. Jeśli proces nie zostanie przeprowadzony odpowiednio, może negatywnie wpłynąć zarówno na osobę, która żegna się z firmą, pozostałych członków zespołu, jak i na reputację przedsiębiorstwa. W artykule omówimy, jak zwolnić pracownika w sposób etyczny i profesjonalny, a także, kiedy warto rozważyć outplacement, czyli system łagodnych zwolnień – program wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy dla pracowników, którzy stracili zatrudnienie.
Transparentność komunikacji
Podstawą etycznego zwolnienia pracownika jest jasna i uczciwa komunikacja. Decyzja o zakończeniu współpracy powinna być uzasadniona. Należy przedstawić ją w sposób bezpośredni, ale z szacunkiem. Ważne, aby zwalniany pracownik miał świadomość, dlaczego jego stanowisko jest likwidowane lub dlaczego nie spełnia oczekiwań pracodawcy.
Zwolnienie jest trudnym momentem nie tylko dla firmy, ale przede wszystkim dla osoby, która traci pracę. Dlatego warto podejść do rozmowy z empatią, dając pracownikowi czas na zadawanie pytań, wyrażanie emocji i przemyślenie sytuacji.
Właściwe przygotowanie do rozmowy
Menedżer lub kierownik, powinien być odpowiednio przygotowany do rozmowy z pracownikiem. Najlepiej jest spisać sobie scenariusz rozmowy. Powinien on zawierać:
- konkretne powody rozstania z pracownikiem,
- okres wypowiedzenia umowy o pracę,
- zasady wykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego,
- informacje o odprawach.
Warto ułożyć dokładną treść planowanych wypowiedzi i przećwiczyć je sobie, wypowiadając na głos. Można też nagrać się podczas odczytywania scenariusza, by sprawdzić, czy przekaz na pewno był jasny i konkretny. Operowanie ogólnikami i pozostawienie miejsca na domysły może pogłębić negatywne odczucia odbiorcy i doprowadzić do niepotrzebnych dyskusji.
Znając swojego pracownika, można przygotować się także na różne emocjonalne reakcje na informację o zwolnieniu. Mogą to być złość, czy płacz. Ważne, by podejść do takiej osoby z empatią. Unikać przy tym określeń o charakterze pejoratywnym, stwierdzeń typu „wiem jak to jest”, „są gorsze problemy”, „to nie tragedia”. Nie wiesz, co myśli i przeżywa zwalniana osoba oraz w jakiej sytuacji się znajduje, dlatego lepiej powstrzymać się od podobnych komentarzy.
Gdy dochodzi do reakcji emocjonalnej, należy zachować spokój. Warto zapytać ile czasu pracownik potrzebuje na uspokojenie się i dać mu chwilę w samotności.
W przypadku, gdy zwalniany upiera się i nie chce dopuścić do siebie myśli o zwolnieniu, próbuje dyskutować lub nie chce wyjść z gabinetu po skończonym spotkaniu, warto zastosować metodę „zdartej płyty” – raz po raz informować o tym, że decyzja o zwolnieniu jest nieodwołalna i zakończenie współpracy nie podlega negocjacjom.
Konieczne jest również przygotowanie merytoryczne i przyszykowanie dokumentów, takich jak umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (jeżeli takowa została zawarta pomiędzy stronami), by przypomnieć pracownikowi o jej warunkach oraz oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
Jeśli do zwolnienia dochodzi z przyczyn niezależnych od pracownika np. firma przechodzi restrukturyzację i dochodzi do ograniczenia miejsc pracy, należy również wykonać analizę porównawczą pracowników wykonujących określony rodzaj pracy, opierając się na konkretnych kryteriach doboru. Te kryteria powinny zostać później podane w treści wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.
Odpowiednie miejsce i czas
Rozmowa o zakończeniu współpracy powinna odbywać się 1:1, bez obecności osób postronnych i w miejscu zapewniającym prywatność. Warto też wyznaczyć na nią określony przedział godzinowy i pamiętać o rezerwie czasu na wypadek, gdyby zwalniany potrzebował chwili na uspokojenie swoich emocji.
Najlepiej nie przeprowadzać rozmowy dotyczącej zwolnienia w piątek, gdyż może to utrudnić byłemu pracownikowi możliwość szybkiego skonsultowania się np. z doradcą zawodowym, urzędem pracy czy prawnikiem. Optymalnym momentem jest początek tygodnia. Daje to czas na podjęcie działań nie tylko pracownikowi, ale również Tobie (np. na zorganizowanie rozmowy z pozostającym w pracy zespołem przed weekendem, co pozwoli uniknąć późniejszych plotek i domysłów reszty pracowników).
Ponadto rozmowę pożegnalną najlepiej przeprowadzić w drugiej połowie dnia pracy, a nie na sam jego koniec – tak, aby zwalniany po skończonym spotkaniu miał czas na ewentualne spakowanie swoich rzeczy i pożegnanie się z zespołem. Ty także będziesz mieć przestrzeń na poinformowanie reszty pracowników o jego odejściu.
Outplacement jako forma wsparcia
Outplacement w Polsce bywa nazywany także programem aktywizacji zawodowej osób zwalnianych, programem wsparcia zmiany zawodowej, systemem zwolnień monitorowanych, czy systemem łagodnych zwolnień. Jest zbiorem działań, które pomagają zminimalizować negatywne następstwa utraty zatrudnienia. Pomaga pracownikom odnaleźć się w procesie zmiany zawodowej. Jest szczególnie cennym rozwiązaniem, kiedy pracownik zostaje zwolniony nie z własnej z własnej winy a np. w wyniku restrukturyzacji firmy i redukcji stanowisk pracy.
- Outplacement indywidualny – jest skierowany do jednego pracownika. Najczęściej firmy decydują się na niego przy zwalnianiu menedżerów lub kierowników oraz osób, które poświęciły firmie długie lata pracy, w związku z czym są do niej bardzo przywiązane.
- Outplacement grupowy – to program wsparcia zmiany zawodowej, który dotyczy wielu pracowników. Zazwyczaj stosowany jest przy zwolnieniach grupowych.
Zarówno pierwszy, jak i drugi tym outplacementu może być wewnętrzny (przeprowadzany przez Twoją firmę) lub zewnętrzny (prowadzony przez specjalistów zewnętrznych np.: Grafton – https://pl.grafton.com/pl).
Podstawą outplacementu pracownika jest:
- wsparcie psychologiczne dla zwalnianej osoby;
- pomoc w przygotowaniu profesjonalnego CV oraz innych dokumentów aplikacyjnych,
- pomoc w stworzeniu indywidualnej strategii poszukiwania pracy i celów zawodowych.
Może także włączać:
- tworzenie wizerunku w mediach społecznościowych,
- konsultację z ekspertami w dziedzinie rekrutacji,
- profesjonalne przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej.
W zależności od polityki outplacementowej firmy, czy rodzaju piastowanego przez zwalnianą osobę stanowiska do programu mogą zostać włączone dodatkowe formy wsparcia i aktywizacji.
Korzyści dla firmy z wdrażania outplacementu
Prawidłowy outplacement nie tylko redukuje negatywne emocje pracownika, który żegna się z firmą, ale również zmniejsza ryzyko negatywnego odbioru zwolnienia przez resztę zespołu. Dobrze przeprowadzony może nawet podnieść morale pozostałych pracowników, którzy zobaczą, że firma dba o etyczne standardy.
Zastosowanie outplacementu przynosi firmie także korzyści wizerunkowe. Pracodawca, który dba o pracownika nawet w trudnych momentach, jest postrzegany na rynku pracy jako odpowiedzialny i godny zaufania. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy proces jest przeprowadzany odpowiednio i profesjonalnie. Dlaczego warto powierzyć go profesjonalistom, takim jak Grafton. Więcej informacji znajdziesz na: https://pl.grafton.com/pl/dla-pracodawcow/outplacement.
Zakończenie współpracy z szacunkiem
Niezależnie od przyczyn zakończenia współpracy, proces zwolnienia powinien zawsze być przeprowadzony z poszanowaniem godności pracownika. Ważne jest, aby zapewnić mu wszelkie należne prawa, a także rzetelnie przekazać informacje o przysługujących świadczeniach. Zwolniony pracownik, nawet jeżeli początkowo będzie czuć żal, z czasem może docenić uczciwość i profesjonalizm firmy.
Artykuł sponsorowany